Quais os 10 principais erros na gestão de frota?

Quais os 10 principais erros na gestão de frota?

A gestão de uma frota é um grande desafio, assim como ser gestor de qualquer negócio. Lidar com pessoas e processos gerenciais é ter que resolver as situações do modo mais organizado e eficiente possível.

Empreender no ramo dos automóveis é trabalhar com as necessidades e possibilidades das pessoas, e para que isso seja realizado perfeitamente, é preciso gerenciar corretamente a frota de veículos.

Gerenciar uma frota de veículos não é apenas colocar para aluguel as motos, os carros, os caminhões, as caminhonetes e as vans do seu negócio, é saber como otimizar os processos e gerenciar os funcionários envolvidos nesse projeto. Isso, visando a maior satisfação do cliente.

Rápida resposta do mercado

No geral, o mercado se tornou cada vez mais competitivo e os resultados começaram a aparecer cada vez mais rápido. Um pequeno erro poderia demorar muitos meses para ser descoberto e solucionado antigamente, mas, hoje em dia, as coisas mudaram, se uma estratégia de venda ou de captação de cliente dá errado isso fica perceptível rapidamente.

Com os erros cada vez mais aparentes e prejudiciais, é importante estar atento a todas as estratégias que um gestor de frotas precisa saber. Pensando nisso, neste artigo, você saberá quais os dez principais erros na gestão de frotas e como pode evitá-los.

Os 10 principais erros na gestão de frotas e como corrigi-los

Nesta lista, apresentaremos os erros e em seguida a melhor estratégia para que eles sejam evitados.

1 – Não realizar manutenções

O primeiro erro cometido por gestores é acreditar que os veículos são eternos e não precisam de manutenção. O trabalho com frotas envolve a segurança das pessoas, por isso, não cuidar da regularidade das manutenções é prejudicial.

Sabe-se que o descuido com os veículos pode ocasionar adiantamento nas trocas de algumas peças. E muito pior, pode gerar um acidente durante o uso do veículo por parte do cliente.

O descuido com os veículos é um grave erro, conforme dito anteriormente, porém, é possível evitar esse erro com manutenções regulares, criando um calendário, por exemplo. É importante para a segurança do cliente, do negócio e também para a qualidade do serviço prestado.

10 principais erros na gestão de frota

2 – Não analisar o uso de combustível

Uma preocupação de muitos proprietários de veículos é o consumo de combustível do seu automóvel. Logo, deve ser uma preocupação na gestão de frotas. Isso, pois, além de medir a quantidade de combustível que o automóvel gasta por quilômetro, verifica alguns possíveis problemas.

O uso do combustível é um dos principais fatores que fazem os proprietários trocarem de veículo. Um veículo que ‘bebe’ muito, ou seja, consome muito combustível para uma performance mediana é um prejudicial. Por isso, verificar esse uso com regularidade é interessante para avaliar a permanência e os lucros ou prejuízos dentro de uma frota.

Para realizar essa verificação é interessante construir uma planilha que faça esse controle de litros por quilômetros. Essa planilha pode ser segmentada entre os tipos de veículos e até o ano de fabricação deles.

3 – Não estudar os modelos adquiridos

Adquirir conhecimento por si só já é enriquecedor, mas estudar os veículos comprados e a disposição em sua frota é extremamente necessário. A compra daqueles que não possuem boa performance ou que precisam de muitas manutenções é um erro gigantesco.

Leve sempre em consideração o custo-benefício. O veículo será utilizado por muito tempo, portanto, esse fator precisa ser considerado. Assim como o valor das peças e manutenções, que devem ser regulares.

É preciso entender que alguns precisarão de mais força e outros de mais espaço, com essa separação é mais fácil realizar as trocas e compras com sabedoria.

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4 – Não conhecer os veículos

O último tópico nos leva ao conhecimento dos veículos. Não conhecê-los pode causar um prejuízo muito grande, além de desinteressar os clientes, que por vezes procuram por recomendações.

Um modo de superar esse desafio é realizar o estudo sobre cada veículo e o seu histórico de uso e performances.

5 – Não cuidar dos pneus

O descuido com os pneus é um erro grave para o gestor de uma frota. É preciso estar sempre atento à calibragem e ao estado do pneu. O uso que é feito pelo cliente não pode ser muito controlado, mas analisar o estado do pneu é essencial.

É preciso evitar dar sobrevida para os pneus, quando um causa problemas é preferível trocá-lo.

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6 – Não controlar os gastos com manutenção

A manutenção é extremamente necessária nesse ramo. E, sabemos que a manutenção de um simples problema pode ter um valor um pouco salgado. Analisar e controlar esses gastos é importante para que não ultrapasse as finanças.

Vale ressaltar que a manutenção é algo que deve ser regular, portanto, agendar e criar pacotes com oficinas é um modo de reduzir esses gastos.

7- Não realizar o gerenciamento de rotas

Gerenciar as rotas é tornar mais eficiente o controle dos veículos e do uso deles. Quando isso não ocorre pode gerar sobrecarga em alguns e inutilizá-los.

Criar um controle sobre as entradas e saídas e abastecimentos, além de saber as rotas feitas pelo veículo é o único modo de realizar esse controle.

8 – Não conversar com a equipe

A falta de comunicação dentro de toda equipe de trabalho é o que pode prejudicar o rendimento do negócio. Conversar, reunir e principalmente ouvir os outros é um passo importante para criar uma unidade na equipe.

A unidade e alinhamento de uma equipe é um componente necessário para o sucesso de todo negócio, portanto, criar laços nesse ambiente e respeitar todos colaboradores é imprescindível.

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9 – Não rastrear os veículos

Esse erro pode gerar prejuízos mesmo quando a empresa possui seguros muito bons. Além de conhecer a rota pretendida pelo cliente é preciso também rastrear para que esse controle seja realizado de maneira mais correta.

10 – Não automatizar os serviços

Um erro é não se atualizar conforme o mercado. O mercado pede produtos mais modernos e também processos mais modernos, insistir em folhas e folhas não é vantajoso para o seu trabalho, é uma perda de tempo.

Invista em softwares e planilhas automatizadas e veja como todo o processo se tornará mais tranquilo.

A Solução dos seus problemas

São muitos pontos para se ter atenção, e sabemos como podemos te ajudar com esse gerenciamento. Construímos uma planilha de gestão de frota, para ter acesso é só clicar em Planilha de Controle e Manutenção de Veículos.

Com controles de abastecimento e consumo, estacionamento, impostos, manutenções, multas e muitas outras utilidades você otimiza e automatiza o seu negócio. Você está a um passo de uma gestão de frotas de sucesso, não perca tempo. Veja detalhes abaixo.

Planilha de gerenciamento de frota de veículos

A planilha de controle e manutenção de veículos Excel auxilia no gerenciamento dos veículos da sua empresa.

A organização da frota de carros da empresa são muito importantes, pois ali há muito valor empregado e ainda despesas importantes que são feitas mensalmente.

O sistema de gerenciamento de veículos vêm ao encontro da solução deste problema apresentando uma solução, completa e muito simples e prática na sua utilização.

MENU

Ao abrir ela você tem esta aparência, aonde os botões estão facilmente localizados na parte superior do programa separados de forma a facilitar as ações do usuário do sistema.

Acessando o Menu principal do sistema o usuário já tem acesso as funcionalidades do sistema de forma simples e intuitiva.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 1 - menu

Cadastros e lançamentos simples e rápidos

Acessando os cadastros e lançamentos do sistema de forma rápida pelos botões a interface padronizada do sistema facilita os lançamentos.

Ao invés de formulários os cadastros e lançamentos são feitos diretamente no Excel de forma rápida e intuitiva, inclusive em massa e com a possibilidade de usar o simples copiar e colar para fazer lançamentos muito rapidamente.

Controle total das despesas da frota de veículos

O sistema de gerenciamento e manutenção de veículos tem uma vasta gama de controles das despesas separados por lançamentos.

São 10 tipos de despesas: Abastecimentos, Estacionamentos, Impostos, Lavações, Manutenções, Multas, Pedágios, Trocas de Óleo, Seguro e Sinistros.

Todas com os seus devidos controles separados e acessados rapidamente pelo menu do sistema retornando os dados do banco de dados Access do sistema.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 3 - lançamentos

12 Relatórios para controle da frota de veículos

O sistema possui um total de 12 relatórios que permite que todos os lançamentos e cadastros sejam listados de forma rápida e parametrizada por diferentes filtros de relatórios.

O sistema possui relatórios de:

  1. Abastecimento e consumo
  2. Estacionamentos
  3. Impostos
  4. Lavações
  5. Manutenções
  6. Motoristas
  7. Multas
  8. Pedágios
  9. Seguros
  10. Sinistros
  11. Trocas de óleo
  12. Veículos

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 4 - relatórios

Imprimir relatórios

Todos os relatórios estão configurados no formato de impressão podendo ser impressos rapidamente pelo botão de impressão, gerando em PDF ou diretamente na impressora como preferir.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 5 - imprimir

Exportar relatórios

A planilha de controle de frotas permite ainda que todos os relatórios sejam exportados em Excel no mesmo formato em que foram gerados, para que possam ser analisados em outra planilha, enviados por e-mail, salvos, etc.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 6 - exportar

Análise de despesas

O sistema possui uma análise de despesas por mês, demonstrando todos os gastos com os veículos ao longo dos meses em forma de tabela com filtros por veículo e motorista e ainda graficamente por um gráfico alterado dinamicamente.

O objetivo é apresentar de forma rápida e clara aonde estão os maiores gastos dos veículos e como se distribuem ao longo dos meses, além de permitir encontrar problemas de valores anormais.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 7 - análise

Dashboard gerenciamento de veículos

O sistema possui ainda um Dashboard que dá uma visão completa para o gestor da frota.

No Dashboard temos os seguintes indicadores e alertas:

  1. Totais anual e mensal e comparativo para despesas de combustível, estacionamento, imposto, lavação, manutenção, multa, pedágio e seguro, com a finalidade de controlar os gastos e identificar anormalidades.
  2. Análise dos indicadores de despesas com gráfico anual, demonstrando as variações e valores máximo, médio e mínimo de cada despesa, a fim de identifica desvios.
  3. Gráfico mensal dinâmico de despesas, para identificar meses com problemas.
  4. Alerta de emplacamentos, impostos, multas e seguros vencendo ou em atraso, ao clicar sobre o relatório é aberto.
  5. Alerta de óleo e filtro, avisa os veículos à partir de 1000 km do momento da troca do óleo do motor ou algum filtro do veículo.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 8 - dashboard

 

Garantia e suporte

Esta planilha adquirida na nossa loja tem garantia de funcionamento e suporte para qualquer problema que ocorra.

Como adquirir

Este sistema de controle de frota de carros pode ser adquirido no link abaixo.

O link é da nossa própria loja, emitimos nota fiscal para todas as vendas.

Abraço

Marcos Rieper