Quais os principais problemas do Sped Fiscal?

Quais os principais problemas do Sped Fiscal?

Neste artigo você verá quais os principais problemas que as empresas enfrentam nos registros do Sped Fiscal.

Manter em dia todos os registros e controle de movimentações ainda é um grande desafio para muitas empresas.

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) tornou o envio de informações sobre contribuintes, tributos, transações financeiras, estoques, produtos e serviços, entre outras, obrigatório e mais eletrônico para todos.

Por meio da certificação digital, documentos online ganham validade jurídica na esfera da escrituração fiscal, conhecida como Sped Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital (EFD), além de outros módulos presentes no mesmo sistema.

Porém, há ainda muitas dificuldades para operar esta ferramenta governamental. Confira neste artigo quais são os principais problemas que as empresas enfrentam no Sped Fiscal, podendo preveni-los ou solucioná-los com ajuda especializada.

Conheça o Sped Fiscal e suas principais funcionalidades

Instituído pelo decreto nº 6.022/2007, o sistema buscou unificar processos, reduzir custos e tempo, simplificar e racionalizar as obrigações acessórias, facilitar o acesso e o cruzamento de dados contábeis e fiscais, entre outros objetivos.

Com o Sped Fiscal, órgãos federais e estaduais têm acesso às informações de contribuintes para o cruzamento de dados relativo aos Impostos sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e de Produtos Industrializados (IPI).

Registros fiscais de entrada e de saída de mercadorias, transportes e serviços com ICMS, apuração de impostos e cadastros de produtos são algumas das informações que devem constar no Sped Fiscal.

Também devem ser declarados dados referentes à produção, estoque e inventário, controle de crédito de ICMS, combustível, energia elétrica e usinas, além de informações complementares.

Mensalmente, as empresas devem realizar os seguintes passos:

• Envio de informações fiscais e outras documentações solicitadas por órgãos federais e estaduais.

• Emissão dos registros dos valores de entradas e saídas das operações e prestações dos clientes.

• Submeter o material digitalizado ao Programa Validador e Assinador, disponibilizado pelo Sistema.

• Após, deve ser validado por meio de certificado digital de entidade credenciada ao Sped.

Principais problemas que as empresas enfrentam no Sped Fiscal

Segundo a Receita Federal, em 2018 (estatística mais recente), 11.449.264 contribuintes entregaram o EFD e 8.709.439 o EFD ICMS IPI.

Entre os principais problemas enfrentados pelas empresas no Sped Fiscal está a contradição dos valores declarados na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Em muitos casos, o erro ocorre pela distração de quem lança os dados no sistema ou por problemas no software de gestão que deveria validar com êxito os dados.

Sugere-se cuidado redobrado com a gestão de estoque e o cadastro dos produtos, garantindo a correção de códigos e unidades de medidas e inconsistência de dados nas vendas ou gestão dos inventários.

Todos os contribuintes do ICMS devem manter o registro do livro de inventário em dia sob pena de multa de 1% sobre o valor do estoque não escriturado.

Falta de conferência na sequência de notas

De acordo com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, a complexidade tributária dificulta que as empresas mantenham seus dados em dia. Em média, segundo a entidade, ocorrem 1,92 alterações por hora. Em função disso, muitos empreendimentos acabam cometendo falhas na entrega de suas obrigações, que abrangem o cadastramento de dados errados até equívocos na documentação.

É importante estar atento a problemas gerados pela falha na sequência das notas fiscais. Verificam-se casos em que não foram contabilizadas as NF-e canceladas.

Fazer a conferência manual pode levar muito tempo, além de haver riscos de imprecisão na contagem. Sugere-se o uso de um sistema automatizado, que permita uma parametrização específica e sem erros.

Quanto maior a integração entre o software emissor de notas fiscais eletrônicas e os sistemas gerenciais e ERP da empresa, mais se evitará problemas em relação à contabilização de notas fiscais.

Há muitas incorreções geradas ainda pela grande quantidade de tabelas e especificidade dos registros, tornando o EFD o maior gerador de inconformidades do Sped.

Atenção à nomenclatura de produtos

São frequentes casos de falhas relacionadas a aspectos e atributos dos produtos, como a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), obrigatória nas operações de estabelecimento industrial e de comércio exterior.

As periódicas atualizações da tabela de NCM, composta por um código de 8 dígitos que identifica o item para efeitos fiscais, podendo causar equívocos no envio e na validação dos arquivos.

A classificação incorreta de NCM, segundo a Receita Federal, ou quantidade declarada errada pode ocasionar multas de 1% do valor aduaneiro. No caso de falta de pagamento, a penalidade chega a 75% do valor total ou da diferença dos tributos.

Embora acidentais, lapsos deste tipo podem ser vistos como falha grave pelo Fisco, que a considerada uma evasão fiscal.

Códigos e alíquotas lançados erroneamente

Além disso, são frequentes incorreções no Código de Operações Fiscais (CFOP), alíquotas indevidas e outros dados falhos.

A existência do código de origem no Código de Situação Tributária (CST) do ICMS pede um cuidado especial, pois um erro pode trazer problemas para o cálculo da Ficha de Conteúdo de Exportação (FCI), afetando inclusive operações futuras.

Há registros comuns, segundo o Sped, de campos faltantes e que são de preenchimento obrigatório, inexistência do código do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) nos parâmetros da cidade e incoerências.

Além disso, constam dados desatualizados, como um contador cadastrado que não era o responsável na época e notas cadastradas erroneamente e com dados divergentes.

Outros casos relatados pelo sistema governamental são: o Regime de apuração de Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público e de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/Cofins) não ajustados nas configurações do negócio, assim como os mesmos tributos desconfigurados nos afretamentos, por exemplo.

Atualizações do sistema de Sped Fiscal pela Receita Federal

Em maio, a Receita Federal disponibilizou uma versão corretiva, denominada 2.6.8, que promete melhorias de performance em relação à validação das escriturações, principalmente nos arquivos que possuem grande quantidade de informações no bloco G.

O programa validador da Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI, versão 2.6.8, está disponível para baixar no site da Receita Federal.

O Sistema possui um guia prático para auxiliar as empresas. Na atualização recente de perguntas frequentes do site há soluções para erros de validação, problemas de vínculo, banco de dados e download do programa.

Erro de estrutura: Importação não realizada

Este problema pode ocorrer se a estrutura do seu arquivo TXT estiver desatualizada ou ainda se o seu Validador do SPED estiver desatualizado.

A solução para este problema é realizar uma atualização do SPED ou ainda do seu arquivo de entrega do SPED Fiscal.

EFD ICMS/IPI – Registro filho obrigatório não foi informado

Esta mensagem pode estar associada aos registros do bloco H que se refere ao inventário físico da empresa e também aos valores totais dos itens armazenados.

Este problema ocorre porque o período para o qual o arquivo EFD está sendo gerado necessita destas informações e não são constantes no arquivo.

A correção neste caso é incluir as informações no seu sistema e regerar o arquivo.

Duplicidade de ocorrência

Isso pode ocorrer se registros que deveriam ser únicos no seu arquivo de SPED estão duplicados, como por exemplo o cadastro de itens, 0200.

Se o código do item estiver em dois por exemplo, isso irá ocorrer, sendo necessário excluir um dos dois do seu arquivo e revalidar.

Registro K200 – 6 – COD_PART – O campo é obrigatório quando o IND_EST for “1” ou “2”

Este tipo de aviso pode ocorrer para vários blocos, ele indica que um campo obrigatório não foi informado no bloco.

No caso do K200 e do campo IND_EST ele se refere ao código do participante neste bloco, que deve ser selecionado.

Erro: Campo obrigatório para contribuintes domiciliados no Brasil COD_MUN

O problema pode ocorrer se não foi informado o município no bloco 0150 do SPED por exemplo.

Este bloco se refere aos participantes e o município é um campo obrigatório quando se trata de participantes residentes no Brasil, se for estrangeiro usar o código 9999999.

Erro: Registro filho não informado – C420

O bloco C420 tem por objetivo apresentar os totalizadores da redução Z.

Para ele o registro do bloco C425 é também obrigatório, que se refere aos produtos comercializados para esta redução Z.

Erro: COD CTA – Registro 0300

Este erro ocorre quando não é informado o número do plano de contas analítico no registro do patrimônio.

É necessário que seja preenchido este campo no arquivo antes da entrega ou ainda corrigido diretamente no validador, o que dará mais trabalho.

Erro: 11_CFOP

Ocorre quando não foi preenchida ou foi preenchida incorretamente a CFOP em algum dos blocos como por exemplo no bloco C170.

A correção é realizada informando corretamente o CFOP neste campo do documento e reenviando para validação.

REGISTRO C113 – 10 – CHV_DOCe

Este erro ocorre no bloco C113 quando não é informada a chave eletrônica da nota fiscal.

Neste caso é necessário que a mesma seja informada no bloco C113 no campo CHV_DOCe.

Uma sugestão para esta e outras correções é usar a nossa planilha de SPED Fiscal, ela facilita muito esta e outras correções.

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