Planilha de Abastecimentos Excel Grátis

Neste artigo você aprenderá como criar uma Planilha de Abastecimentos em Excel na vídeo-aula e detalhes da planilha neste artigo.

Estrutura da Planilha de Combustíveis

A planilha de controle de abastecimentos de veículos tem a seguinte estrutura:

  • Cadastros: Nos cadastros temos o cadastro de veículos com os dados principais do mesmo, caso queira pode adicionar novos cadastros como o de Fornecedores ou Tipo de Combustíveis.
  • Lançamentos: Nesta planilha você tem uma estrutura para o lançamento dos abastecimentos de combustíveis. É à partir destes dados que serão abastecidos os cálculos para o relatório.
  • Cálculos: Na planilha de cálculos você tem toda a estrutura de cálculos com tabelas dinâmicas e fórmulas que são utilizados no Relatório/Dashboard de abastecimentos.
  • Relatório: Também podemos considerar o relatório como um dashboard. Ele tem vários dados sintetizados em gráficos e também uma ferramenta de simulação de gastos com viagem.

Veja nos próximos capítulos com detalhes cada uma destas planilhas.

Planilha de Cadastros de Veículos

A planilha de cadastros comporta a tabela com o cadastro de veículos.

Nesta tabela você tem a seguinte estrutura de cadastro para os veículos:

Planilha de Abastecimentos Excel Gratis 1

A tabela de cadastro de veículos é composta pelos seguintes campos:

  • Placa
  • Fabricante
  • Modelo
  • Ano Modelo
  • Ano Fabricação

Não há nenhum cálculo nesta tabela, pois não há necessidade.

Você pode criar novos campos como desejar apenas incluindo novas colunas à direita, elas serão automaticamente disponibilizadas nas tabelas dinâmicas e poderá criar filtros para os relatórios e usar estes dados como desejar.

Planilha de Lançamentos de Abastecimentos

A planilha de lançamento dos abastecimentos é aonde temos o lançamento individual de cada um dos abastecimentos.

Ele é lançado a cada abastecimento e precisa de alguns campos obrigatórios para funcionar corretamente.

Os campos da planilha de abastecimentos que são obrigatórios marcamos com um * na lista abaixo, veja cada um dos campos:

  1. *Código: Código sequencial automático, foi utilizada a função =LIN()-9 aonde a função Lin retorna o número da linha e como os lançamentos iniciam na linha 10, reduzimos em 9, resultando assim em 10-9 = 1, e assim por diante para as novas linhas, 11-9 = 2, …
  2. *Data: Data do abastecimento, pode lançar pela data do cupom fiscal para facilitar.
  3. *Placa: Placa do veículo, selecione a placa na lista, ao clicar na célula já aparece a lista com todos os veículos cadastrados no Cadastro de Veículos.
  4. Fornecedor: Campo com o nome do posto ou fornecedor de combustível.
  5. *Combustível: Tipo de combustível, selecione na lista entre GASOLINA, ÁLCOOL, DIESEL ou GÁS NATURAL. Se quiser adicionar ou alterar basta clicar nas células da linha e clicar em Dados->Validação de dados e alterar como desejar.
  6. *Litros: Total de litros de combustível do abastecimento, coloque as casas decimais também para ter o valor correto do abastecimento.
  7. *Valor Litro: Preço do litro de combustível no abastecimento.
  8. *Odômetro: Quilometragem do veículo no momento do abastecimento, é a leitura do odômetro, o motorista pode anotar no verso do cupom de abastecimento para lançar posteriormente.
  9. Motorista: Nome do motorista no abastecimento, este campo é de livre digitação, assim como o campo de Fornecedor.
  10. Nfc-e: Número da Nfc-e, apesar de não ser obrigatório, é interessante guard este número para posteriores controles e conferências, inclusive para verificar se já foi ou não lançado um abastecimento.
  11. Valor Total: Valor total do abastecimento, é calculado multiplicando o total de litros abastecidos pelo valor do combustível. A fórmula ficou: =[@Litros]*[@[Valor Litro]]
  12. Km Percorridos: Esta fórmula verifica a distância percorrida entre o último abastecimento e o anterior para aquele veículo. Este cálculo é importante para termos os próximos indicadores.
    A fórmula desta coluna é: =SE(MÁXIMOSES([Odômetro];[Odômetro];”<“&[@Odômetro];[Placa];[@Placa])=0;0;[@Odômetro]MÁXIMOSES([Odômetro];[Odômetro];”<“&[@Odômetro];[Placa];[@Placa]))
    Usando principalmente a função SOMASES o cálculo verifica qual o último abastecimento com Odômetro menor do que o da linha atual e para aquele veículo.
  13. Km/L: Baseado nos Km percorridos e no abastecimento podemos calcular os Km/l que foram percorridos pelo veículo.
    Para isso foi usada a seguinte fórmula: =SE([@[Km Percorridos]]=0;0;[@[Km Percorridos]]/[@Litros]) aonde dividimos a quantidade de Km Percorridos pela quantidade de litros do abastecimento atual.
  14. R$/Km: Outro cálculo interessante que complementa o Km/l é o de R$/Km, com ele podemos comparar se é melhor usarmos um serviço de terceiros ou a frota própria. Lembrando que para isso é necessário levar em conta muitos outros custos que se tem ao ter uma frota própria.
    O cálculo realizado é: =SEERRO([@[Valor Total]]/[@[Km Percorridos]];0)

Com estes dados da planilha de abastecimentos você já tem muitas informações.

Usando então as informações da planilha de cadastro e de abastecimentos você tem várias informações para o relatório ou dashboard.

Cálculos da Planilha de Combustíveis

A nossa pasta de trabalho está estruturada de modo que os dados ficam devidamente organizados afim de termos um trabalho profissional.

Por isso separamos a planilha de cálculos do dashboard.

Neste ponto criamos um relacionamento entre as tabelas Cadastro de Veículos e Lançamento de Abastecimentos, veja aqui como relacionar tabelas: Como relacionar tabelas em uma tabela dinâmica Excel.

E assim conseguimos retornar nas tabelas dinâmicas qualquer um dos campos que existem nas tabelas.

Temos então os seguintes resumos que criamos com tabelas dinâmicas:

Planilha de Abastecimentos Excel Gratis 3
  • Total Litros: Total de litros abastecidos por mês
  • Total Litros 2: Total de valor dos abastecimentos por mês.
  • Total Km: Total de Km percorridos por mês.
  • Média Km/l: Média de km por litro por veículo.
  • Média R$/Km: Média de valor gasto por km por veículo.
  • Média Km/l: Média de km por litro por mês.
  • Média R$/Km: Média de valor gasto por km por mês.
  • Total Litro: Valor total de litros abastecidos para os filtros selecionados.
  • Total Valor: Valor total de abastecimento para os filtros selecionados.
  • Total Km: Km total percorrida para os filtros selecionados.
  • Média Km/l: Média de Km/l para os filtros definidos.
  • Média R$/Km: Média de valor por Km para os filtros definidos.

Estes últimos estão já formatados para que sejam utilizados nos cards do dashboard na planilha de relatório.

As tabelas dinâmicas foram utilizadas para criarmos gráficos à partir deles e colocar disponíveis no dashboard.

Relatório Planilha de Abastecimentos

Na planilha de relatório temos um resumo completo e com filtros visuais usando segmentação de dados no Excel.

Veja o resultado que temos:

Planilha de Abastecimentos Excel Gratis 5

Na planilha acima temos a representação visual de todos os cálculos que temos na sessão anterior.

E clicando nos filtros na lateral esquerda da planilha do dashboard você verá que todos os gráficos e cards do relatório estão integrados com estas segmentações de dados.

Assim poderá analisar por veículo, por período ou tipo de combustível.

Lembrando ainda que a planilha é totalmente desbloqueada e você pode alterar conforme a sua necessidade, além de ter uma super aula de como criar esta planilha do zero.

Além disso há também no dashboard um simulador de cálculo de viagem que tem o total por veículo selecionado e quantidade de km da viagem.

A simulação é feita à partir da média mais recente de km por litro e este valor é utilizado para o cálculo de gasto para a viagem selecionada.

Download da Planilha de Abastecimentos Excel Grátis

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Veja também:


Planilha de Frota de Veículos Profissional

Como você gerencia os carros da sua empresa? A organização e controle dos ativos da empresa são muito importantes, pois ali há muito valor empregado e ainda despesas importantes que são feitas mensalmente.

O sistema de gerenciamento de veículos vêm ao encontro da solução deste problema apresentando uma solução, completa e muito simples e prática na sua utilização.

MENU

Ao abrir ela você tem esta aparência, aonde os botões estão facilmente localizados na parte superior do programa separados de forma a facilitar as ações do usuário do sistema.

Acessando o Menu principal do sistema o usuário já tem acesso as funcionalidades do sistema de forma simples e intuitiva.

Planilha-de-Controle-e-manutenção-de-veículos-Excel-1-menu

Cadastros e lançamentos simples e rápidos

Acessando os cadastros e lançamentos do sistema de forma rápida pelos botões a interface padronizada do sistema facilita os lançamentos.

Ao invés de formulários os cadastros e lançamentos são feitos diretamente no Excel de forma rápida e intuitiva, inclusive em massa e com a possibilidade de usar o simples copiar e colar para fazer lançamentos muito rapidamente.

Planilha-de-Controle-e-manutenção-de-veículos-Excel-2-cadastro

Controle total das despesas

O sistema de gerenciamento e manutenção de veículos tem uma vasta gama de controles das despesas separados por lançamentos.

São 10 tipos de despesas: Abastecimentos, Estacionamentos, Impostos, Lavações, Manutenções, Multas, Pedágios, Trocas de Óleo, Seguro e Sinistros.

Todas com os seus devidos controles separados e acessados rapidamente pelo menu do sistema retornando os dados do banco de dados Access do sistema.

Planilha-de-Controle-e-manutenção-de-veículos-Excel-3-lançamentos

12 relatórios

O sistema possui um total de 12 relatórios que permite que todos os lançamentos e cadastros sejam listados de forma rápida e parametrizada por diferentes filtros de relatórios.

O sistema possui relatórios de:

  1. Abastecimento e consumo
  2. Estacionamentos
  3. Impostos
  4. Lavações
  5. Manutenções
  6. Motoristas
  7. Multas
  8. Pedágios
  9. Seguros
  10. Sinistros
  11. Trocas de óleo
  12. Veículos
Planilha-de-Controle-e-manutenção-de-veículos-Excel-4-relatórios

Imprimir relatórios

Todos os relatórios estão configurados no formato de impressão podendo ser impressos rapidamente pelo botão de impressão, gerando em PDF ou diretamente na impressora como preferir.

Planilha-de-Controle-e-manutenção-de-veículos-Excel-5-imprimir

Exportar relatórios

O sistema permite ainda que todos os relatórios sejam exportados em Excel no mesmo formato em que foram gerados, para que possam ser analisados em outra planilha, enviados por e-mail, salvos, etc.

Planilha-de-Controle-e-manutenção-de-veículos-Excel-6-exportar

Análise de despesas

O sistema possui uma análise de despesas por mês, demonstrando todos os gastos com os veículos ao longo dos meses em forma de tabela com filtros por veículo e motorista e ainda graficamente por um gráfico alterado dinamicamente.

O objetivo é apresentar de forma rápida e clara aonde estão os maiores gastos dos veículos e como se distribuem ao longo dos meses, além de permitir encontrar problemas de valores anormais.

Planilha-de-Controle-e-manutenção-de-veículos-Excel-7-análise

Dashboard gerenciamento de veículos

O sistema possui ainda um Dashboard que dá uma visão completa para o gestor da frota.

No Dashboard temos os seguintes indicadores e alertas:

  1. Totais anual e mensal e comparativo para despesas de combustível, estacionamento, imposto, lavação, manutenção, multa, pedágio e seguro, com a finalidade de controlar os gastos e identificar anormalidades.
  2. Análise dos indicadores de despesas com gráfico anual, demonstrando as variações e valores máximo, médio e mínimo de cada despesa, a fim de identifica desvios.
  3. Gráfico mensal dinâmico de despesas, para identificar meses com problemas.
  4. Alerta de emplacamentos, impostos, multas e seguros vencendo ou em atraso, ao clicar sobre o relatório é aberto.
  5. Alerta de óleo e filtro, avisa os veículos à partir de 1000 km do momento da troca do óleo do motor ou algum filtro do veículo.
Planilha-de-Controle-e-manutenção-de-veículos-Excel-8-dashboard

Garantia e suporte

Esta planilha adquirida na nossa loja tem garantia de funcionamento e suporte para qualquer problema que ocorra.

Como adquirir

Este sistema de gerenciamento e manutenção de frota de veículos pode ser adquirido no link abaixo.

O link é da nossa própria loja, emitimos nota fiscal para todas as vendas.