O que é e como funciona o SPED Fiscal?

O que é e como funciona o SPED Fiscal?

Neste artigo apresentamos o que é e como funciona o SPED Fiscal.

O objetivo do SPED Fiscal é tornar a rotina mais simplificada é o que almeja qualquer empresário. São diversas as tarefas necessárias para fazer uma empresa crescer e se manter em dia com suas obrigações. Especificar os detalhes da movimentação de seus recursos ao Governo é uma dessas obrigações, que permite que a empresa continue funcionando sem punições por parte dos órgãos públicos.

Dentre os recursos que devem ser repassados detalhadamente para o Governo, estão os relacionados às pessoas, valores monetários, mercadorias, estoques, serviços, tributos, entre outros.

Para auxiliar na prestação de contas da escrituração de documentos fiscais, o Governo criou recentemente o SPED Fiscal, sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. Esse é o nome dado ao processo de escrituração digital da Receita Federal, que é chamado oficialmente de EFD (Escrituração Fiscal Digital).

Através desse processo, que visa facilitar a vida dos empresários e gestores, a Receita Federal e os órgãos fazendários estaduais receberão das empresas as informações de fiscos sobre a apuração de ICMS e IPI.

O que é o SPED Fiscal?

O SPED em si, é um arquivo digital que reúne todas as informações e os documentos fiscais que são de interesse dos órgãos públicos saber. O sistema tem o mesmo princípio prático do eSocial, uma vez que unifica o recebimento dos dados contábeis e fiscais das empresas, tudo através de uma plataforma digital, evitando assim, o envio de documentos impressos aos órgãos do Governo e a separação de documentos. É algo que antes gerava confusão nas datas de envio, padrões etc.

O sistema divide a prestação de informações em duas principais escriturações mensais: uma voltada à apuração do IPI e do ICMS e outra destinada à apuração da Contribuições Sociais, como COFINS, PIS e CPRB.

Além dessa divisão, o sistema é subdividido em módulos, que tem suas especificações descritas no próprio site do SPED. São eles:

• SPED Fiscal – ICMS/IPI (EFD);

• SPED Contribuições (EFD);

• SPED Contábil (ECD);

• Escrituração Contábil Fiscal – ECF;

• Nota Fiscal Eletrônica – NF-e;

• eSocial;

• Reinf.

Dentre as obrigações acessórias digitais que as empresas devem inserir no sistema mensalmente, destacam-se o EFD Fiscal, conhecido como SPED Fiscal, EFD Contribuições, ECF, eSocial, ECD – Contábil, NF-e, NFS-e, entre outros.

Para os profissionais de contabilidade das empresas, essa é uma solução excelente para que a empresa fique sempre em dia com suas obrigações e declarações fiscais. Além deles, os profissionais de TI também estão envolvidos na novidade, já que serão os responsáveis pela sua implementação junto às empresas.

Ambas as declarações são feitas no ambiente do sistema SPED, porém, o modo como preenchê-las difere, além da recepção, análise e fiscalização, uma vez que se referem a tributos diferentes.

Benefícios do SPED

Esse sistema tem como objetivo único facilitar a rotina e o cumprimento de obrigações legais, tanto para as empresas, como para o próprio Governo. Para as empresas, facilita a gestão fiscal, evitando a inadimplência na declaração de informações fiscais e agilizando o processo declaratório, colaborando com o compliance da empresa.

Antes da implementação do SPED Fiscal, era necessário que um representante da empresa fosse até a Receita Federal para saber exatamente quais eram os documentos necessários para prestar contas ao governo. Após isso, encaminhava-se novamente ao local para entregar toda a papelada e somente semanas depois ocorria a sua validação.

Com certeza isso atrasava todo o processo de validação e gerava custos para a empresa. Com o SPED, as empresas eliminam os gastos com impressão para emitir documentos, uma vez que tudo é feito de forma digital, além de evitar o trabalho de ir até a Receita para fazer a declaração.

Dessa forma, os profissionais podem atentar-se mais ao cumprimento correto das declarações na data estipulada pelo Governo.

Já para o Governo, facilita completamente o recebimento, análise e fiscalização desses documentos, uma vez que reduz a burocracia na declaração por parte das empresas e centraliza as informações em um só ambiente, que pode ser consultado sempre que o órgão necessitar. O maior cumprimento dos prazos por parte das empresas também facilita a agilidade do processo de análise.

Como funciona o sistema SPED?

A empresa deve enviar mensalmente o arquivo digital do sistema SPED, contendo todas as informações de escrituração de documentos fiscais do contribuinte para o fisco estadual e Secretaria da Receita Federal do Brasil, além dos registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

A responsabilidade pela geração desse documento é do próprio contribuinte, por conta disso, deverá extrair todos os dados do seu próprio sistema de gestão empresarial.

A Receita Federal disponibiliza um guia passo a passo de como fazer e enviar o documento SPED Fiscal, mas basicamente, deve ser entregue no formato de um arquivo digital (em texto), que precisa ser submetido a um processo de importação e validação para o Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo próprio SPED. Para baixar esse programa, é preciso instalar a máquina virtual do Java para que possa ser executado.

Após essa verificação, o arquivo digital precisa ser assinado digitalmente para ser enviado à Receita, utilizando uma certificação emitida por uma entidade credenciada. Isso deve ser feito por meio de um certificado digital (e-CNPJ), do tipo A1 ou A3, emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Somente após isso a declaração pode ser transmitida para a Receita. Geralmente, leva-se, em média, duas horas para realizar o download do arquivo no SPED, preenchê-lo e enviá-lo ao PVA. O contador ou outro profissional da área que esteja elaborando o documento SPED, deve atentar-se a preencher todos os campos obrigatórios. Isso evita que o documento não seja validado pelos órgãos, sendo necessário refazê-lo.

É importante ressaltar que essa medida do Governo não é opcional. Ela é obrigatória para as empresas e prevista na legislação tributária. Apesar de terem que implementar e se adequar ao novo sistema, as empresas alcançarão grandes benefícios, facilitando a gestão fiscal. Além disso, outra observação importante é que todos os contribuintes do ICMS estão obrigados a manter o registro do livro de inventário.

Planilha de SPED Fiscal

Esta planilha facilita muito a identificação e correção de problemas do arquivo do SPED Fiscal.

O Excel abre os dados do arquivo do SPED Fiscal separando cada sessão do arquivo em uma planilha aonde o usuário pode alterar diretamente os dados na planilha e depois gerar automaticamente pela planilha um novo arquivo SPED com os dados alterados e pronto para validar no EFD.

1. Funcionalidades

MENU

O menu do sistema possui uma interface amigável e intuitiva. Em poucos passos o sistema importa, permite a alteração e gera um novo arquivo em poucos minutos.

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Planilha SPED Fiscal

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Importação do arquivo

Clicando sobre o botão de importação de SPED o sistema abre a tela de importação e exportação de arquivos do SPED Fiscal.

Basta selecionar o arquivo e clicar no botão Importar Sped Fiscal para que os dados sejam levados para o banco de dados em Access. Este processo é necessário para permitir uma maior velocidade do sistema.

Uma vez importado o arquivo ele pode ser acessado sempre que necessário enquanto não for substituído por outro arquivo do SPED.

Importar SPED Excel

Após a importação do arquivo do SPED Fiscal para o banco de dados Access, pode-se abrir o arquivo no Excel.

Para isso basta clicar no botão Importar Sped com o ícone do Excel. O sistema abre automaticamente todas as sessões do arquivo em planilhas do arquivo Excel.

Estas planilhas podem ser alteradas diretamente, em qualquer campo, incluindo linhas, excluindo linhas ou alterando qualquer valor de qualquer campo das sessões.

Veja na imagem todas as sessões abertas em planilhas e também todos os campos devidamente separados e permitindo serem modificados facilmente diretamente na planilha.

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Realizar Ajustes

Após a abertura do arquivo no Excel, os ajustes de inclusão, alteração ou exclusão podem ser feitos diretamente no Excel.

Esta é a principal funcionalidade do sistema pois após as alterações, basta clicar no botão Realizar Ajustes para que as informações fiquem salvas no banco de dados em Access e possam ser exportadas em um novo arquivo de SPED Fiscal devidamente formatado e pronto para ser validado no programa EFD ICMS IPI.

Após a .

Exportar Sped TXT

Após as alterações realizadas nos dados, com inclusões, alterações e exclusões e clicando em Realizar Ajustes, basta clicar no botão Exportar Sped TXT.

Ao clicar neste botão o sistema exibe a tela de exportação para selecionar o local e o nome do de saída do novo arquivo de SPED Fiscal.

Este arquivo já está no formato correto e pronto para ser validado no EFD ICMS IPI.

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