Contas a pagar e receber: como evitar surpresas no caixa da empresa

Você sabe exatamente quanto sua empresa precisa pagar nos próximos dias e quanto deverá receber no mesmo período? Como está o caixa?

Essa parece uma pergunta simples, mas muitos empresários só descobrem a resposta quando uma conta está prestes a vencer ou quando percebem que um cliente ainda não realizou o pagamento esperado.

O problema é que o caixa de uma empresa não depende apenas do dinheiro disponível hoje. Ele depende também de tudo aquilo que está programado para entrar e sair nos próximos dias, semanas e meses.

Uma empresa pode ter R$ 50.000,00 na conta bancária e, mesmo assim, enfrentar uma falta de caixa em poucos dias se possuir R$ 80.000,00 em compromissos a pagar e apenas R$ 20.000,00 previstos para receber.

Por isso, controlar contas a pagar e contas a receber é uma das atividades mais importantes da gestão financeira empresarial.

Neste artigo, você vai entender como organizar contas a pagar e receber, controlar vencimentos, acompanhar inadimplência, projetar o caixa e evitar surpresas financeiras que podem comprometer a operação da empresa.

O que são contas a pagar e contas a receber?

Antes de falar sobre controle financeiro, precisamos entender a diferença entre os dois conceitos.

Contas a pagar

Contas a pagar são os compromissos financeiros que a empresa assumiu e ainda precisa quitar.

Alguns exemplos são:

• Compras de fornecedores;

• Aluguel;

• Salários;

• Impostos;

• Energia elétrica;

• Internet;

• Serviços terceirizados;

• Parcelas de empréstimos;

• Financiamentos;

• Faturas de cartões corporativos.

Contas a receber

Já as contas a receber representam valores que a empresa tem direito de receber.

Por exemplo:

• Vendas a prazo;

• Parcelamentos;

• Mensalidades;

• Contratos recorrentes;

• Serviços faturados;

• Boletos;

• Recebimentos por cartão.

A diferença entre esses dois grupos é fundamental para entender o fluxo financeiro da empresa.

Enquanto as contas a pagar representam dinheiro que deverá sair, as contas a receber representam dinheiro que deverá entrar.

Por que contas a pagar e receber precisam ser controladas juntas?

Um erro comum é controlar somente as contas a pagar.

O empresário sabe quanto precisa pagar, mas não acompanha corretamente quanto deverá receber.

Outro erro é fazer o contrário: acompanhar as vendas e os recebimentos, mas não ter uma visão consolidada das obrigações futuras.

O problema é que o caixa depende dos dois lados.

Imagine uma empresa com:

Se analisarmos apenas o saldo atual, parece que existem R$ 30.000,00 disponíveis.

Porém, considerando as entradas e saídas futuras:

R$ 30.000,00 + R$ 40.000,00 − R$ 75.000,00 = -R$ 5.000,00

Ou seja, existe uma necessidade de caixa de R$ 5.000,00.

Essa informação permite que o empresário tome uma decisão antes que o problema aconteça.

O perigo de olhar somente para o saldo bancário

O saldo bancário mostra uma fotografia do momento.

Ele responde à pergunta:

“Quanto dinheiro existe agora?”

Mas não responde:

• Quanto preciso pagar amanhã?

• Quanto preciso pagar na próxima semana?

• Quanto devo receber?

• Quais clientes estão atrasados?

• Qual será o saldo daqui a 30 dias?

• Existirá dinheiro suficiente para pagar os fornecedores?

Para responder essas perguntas, é necessário acompanhar contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa.

Essa é uma das principais razões pelas quais uma empresa pode ter dinheiro hoje e enfrentar problemas financeiros amanhã.

Como organizar as contas a pagar da empresa?

O primeiro passo é registrar todos os compromissos financeiros.

Cada conta deve possuir informações suficientes para permitir seu acompanhamento.

Entre as principais informações estão:

• Fornecedor;

• Descrição;

• Valor;

• Data de vencimento;

• Categoria;

• Centro de custo;

• Forma de pagamento;

• Número de parcelas;

• Status;

• Data do pagamento.

Com essas informações organizadas, fica muito mais fácil saber quais compromissos estão pendentes e quais já foram pagos.

O ValorControl possui um módulo específico de Contas a Pagar, permitindo cadastrar compromissos, gerar parcelas, acompanhar vencimentos e registrar baixas.

Não deixe as contas a pagar vencerem sem planejamento

Uma conta vencida pode gerar mais do que uma simples obrigação financeira.

Dependendo do compromisso, podem existir juros, multas, perda de descontos, bloqueio de serviços ou problemas de relacionamento com fornecedores.

Além disso, quando várias contas vencem simultaneamente, o caixa pode sofrer uma pressão maior do que a empresa consegue suportar.

Por isso, o ideal é analisar os vencimentos com antecedência.

Uma boa rotina financeira deve permitir visualizar:

• Contas que vencem hoje;

• Contas que vencem nos próximos dias;

• Contas vencidas;

• Contas de maior valor;

• Compromissos recorrentes;

• Parcelamentos futuros.

Assim, o gestor consegue priorizar pagamentos e planejar o caixa.

Como organizar as contas a receber?

O controle de contas a receber precisa ser tratado com a mesma atenção dada às contas a pagar.

Uma venda só se transforma em dinheiro quando o pagamento é efetivamente recebido.

Por isso, o controle deve registrar:

• Cliente;

• Valor da venda;

• Data de vencimento;

• Forma de recebimento;

• Parcelas;

• Valor recebido;

• Saldo pendente;

• Status do título.

No ValorControl, o módulo de Contas a Receber permite acompanhar títulos pendentes, recebidos e vencidos.

O dinheiro que você vendeu ainda não é necessariamente dinheiro disponível

Esse é um conceito fundamental.

Imagine que uma empresa venda R$ 100.000,00 em determinado mês.

Se R$ 70.000,00 foram vendidos a prazo, a empresa não terá necessariamente R$ 100.000,00 disponíveis imediatamente.

Grande parte desse valor ainda está representada por contas a receber.

Isso significa que o empresário precisa acompanhar não somente o valor das vendas, mas principalmente quando o dinheiro será recebido.

Essa diferença entre vender e receber pode criar problemas de capital de giro, principalmente quando os fornecedores precisam ser pagos antes dos clientes.

Inadimplência: quando o dinheiro previsto não entra

Um dos maiores riscos do controle de contas a receber é considerar que todo valor previsto será recebido na data planejada.

Na prática, clientes podem atrasar pagamentos.

Quando isso acontece, o fluxo de caixa esperado muda.

Imagine que a empresa espere receber R$ 50.000,00 durante a semana. Se R$ 15.000,00 estiverem relacionados a clientes inadimplentes, apenas R$ 35.000,00 poderão entrar no prazo esperado.

Por isso, é importante acompanhar:

• Valores vencidos;

• Dias de atraso;

• Clientes inadimplentes;

• Valor total em atraso;

• Concentração da inadimplência;

• Histórico de pagamentos.

O ValorControl possui indicadores e relatórios relacionados à inadimplência e contas vencidas, permitindo acompanhar melhor os valores que ainda não foram recebidos.

O prazo entre pagar e receber pode criar um problema de caixa

Imagine uma empresa que compra mercadorias de seus fornecedores com prazo de 30 dias.

Agora imagine que seus clientes paguem essas vendas em 60 dias.

A empresa precisará pagar o fornecedor antes de receber do cliente.

Isso significa que, mesmo realizando vendas e tendo clientes, será necessário financiar o intervalo entre a saída e a entrada do dinheiro.

Quanto maior esse intervalo, maior pode ser a necessidade de capital de giro.

Portanto, o empresário precisa analisar não apenas o volume de vendas, mas também os prazos de pagamento e recebimento.

Como evitar surpresas no caixa da empresa?

A principal estratégia é transformar contas a pagar e receber em uma agenda financeira organizada.

Essa agenda deve responder:

• Quanto entra hoje?

• Quanto sai hoje?

• Quanto entra amanhã?

• Quanto sai amanhã?

• Quanto entra nos próximos 7 dias?

• Quanto sai nos próximos 7 dias?

• Quanto entra nos próximos 30 dias?

• Quanto sai nos próximos 30 dias?

• Qual será o saldo projetado?

Essa visão permite identificar antecipadamente períodos em que o caixa poderá ficar negativo.

Fluxo de caixa projetado: veja o problema antes que ele aconteça

O fluxo de caixa projetado é uma das ferramentas mais importantes para evitar surpresas financeiras.

Ele combina o saldo atual com as entradas e saídas previstas.

No ValorControl, a visão projetada considera o saldo atual das contas financeiras e os títulos em aberto de contas a pagar e receber.

Com essa informação, o gestor pode descobrir antecipadamente se haverá necessidade de caixa e tomar providências.

Fluxo de caixa realizado: confira o que realmente aconteceu

Além da projeção, também é importante comparar o que estava previsto com o que efetivamente aconteceu.

O fluxo de caixa realizado mostra as entradas e saídas efetivamente registradas.

Essa comparação é importante porque ajuda a identificar diferenças entre o planejamento e a realidade.

Como criar uma rotina eficiente de contas a pagar e receber?

Não basta cadastrar os títulos e esquecê-los.

O controle financeiro precisa fazer parte da rotina da empresa.

Todos os dias

• Confira pagamentos realizados.

• Confira recebimentos.

• Verifique contas vencidas.

• Analise novas despesas.

• Atualize informações importantes.

Toda semana

• Analise os pagamentos dos próximos dias.

• Analise os recebimentos esperados.

• Verifique clientes inadimplentes.

• Confira o saldo projetado.

• Identifique possíveis déficits de caixa.

Todo mês

• Analise o comportamento das receitas.

• Analise as despesas.

• Compare orçamento e realizado.

• Analise a inadimplência.

• Revise os compromissos futuros.

• Analise o fluxo de caixa.

Automatizar parcelas reduz o trabalho manual

Empresas que trabalham com vendas parceladas ou despesas recorrentes podem ter centenas de títulos ao longo do ano.

Criar cada parcela manualmente aumenta o trabalho e também o risco de esquecer algum lançamento.

O ValorControl possui recursos para geração automática de parcelas em contas a pagar e receber.

É possível definir periodicidades e quantidade de parcelas, facilitando o cadastro de compromissos recorrentes ou vendas parceladas.

Conciliação bancária: confirme se os lançamentos estão corretos

Mesmo com um bom controle de contas a pagar e receber, existe outro processo importante: conferir o sistema com o banco.

O extrato bancário mostra o que realmente aconteceu na conta.

Por isso, a conciliação ajuda a verificar se as movimentações registradas no sistema correspondem aos lançamentos do banco.

O ValorControl permite importar arquivos OFX para realizar a conciliação bancária.

O sistema compara os registros do extrato com movimentações e títulos, utilizando informações como valor, data e descrição para encontrar possíveis correspondências.

Cartões de crédito também precisam entrar no planejamento

Muitas empresas utilizam cartões corporativos para realizar compras, mas não consideram adequadamente as faturas futuras no planejamento financeiro.

Uma compra feita hoje pode gerar uma saída de caixa somente no vencimento da fatura.

Isso significa que o saldo bancário atual pode não representar todos os compromissos financeiros já assumidos.

O ValorControl possui controle específico para cartões corporativos, permitindo registrar compras e acompanhar as respectivas faturas.

Contas a pagar e receber precisam estar integradas ao fluxo de caixa

Um dos grandes benefícios de utilizar um sistema financeiro integrado é evitar que os dados fiquem isolados.

Uma conta a receber deve impactar a previsão de entradas.

Uma conta a pagar deve impactar a previsão de saídas.

Quando um título é recebido, a movimentação financeira deve refletir esse recebimento.

Quando uma conta é paga, a saída também precisa ser registrada.

Essa integração permite que o fluxo de caixa seja alimentado pelas operações financeiras da empresa.

5 erros comuns no controle de contas a pagar e receber

1. Controlar somente o saldo bancário

O saldo atual não mostra os compromissos futuros.

2. Não registrar contas pequenas

Pequenas despesas acumuladas podem representar valores significativos ao longo do mês.

3. Não acompanhar clientes atrasados

Uma conta prevista para receber não deve ser tratada como dinheiro disponível até que o pagamento aconteça.

4. Não considerar parcelas futuras

Compras e vendas parceladas podem comprometer o caixa por vários meses.

5. Não projetar o fluxo de caixa

Sem projeção, muitos problemas só são percebidos quando o dinheiro já está acabando.

Como o ValorControl ajuda no controle de contas a pagar e receber?

O ValorControl centraliza os principais processos necessários para acompanhar o dinheiro da empresa.

No sistema, é possível controlar:

• Contas a pagar;

• Contas a receber;

• Parcelamentos;

• Movimentações financeiras;

• Conciliação bancária por OFX;

• Cartões corporativos;

• Fluxo de caixa realizado;

• Fluxo de caixa projetado;

• Inadimplência;

• Relatórios financeiros;

• Indicadores financeiros.

O dashboard também apresenta informações como saldo atual, saldo previsto, valores a receber, valores a pagar, inadimplência e outros indicadores financeiros.

Como saber se o caixa está em risco?

Alguns sinais merecem atenção imediata.

• O saldo previsto fica negativo.

• As contas a pagar crescem mais rapidamente que as contas a receber.

• A inadimplência aumenta.

• A empresa precisa antecipar recebíveis constantemente.

• O negócio depende de empréstimos para pagar despesas operacionais.

• Fornecedores começam a ser pagos com atraso.

• O empresário não sabe quanto terá disponível no próximo mês.

Esses sinais indicam que o controle financeiro precisa ser analisado com mais atenção.

Uma boa gestão financeira começa antes do problema

O objetivo de controlar contas a pagar e receber não é apenas saber o que aconteceu.

O verdadeiro benefício é conseguir antecipar problemas.

Se o sistema mostra que haverá um déficit de caixa daqui a 20 dias, ainda existe tempo para tomar uma decisão.

Por exemplo:

• Negociar um prazo maior com um fornecedor;

• Antecipar um recebimento;

• Cobrar clientes inadimplentes;

• Reduzir despesas;

• Adiar uma compra;

• Reprogramar um investimento;

• Planejar uma necessidade de capital de giro.

Quando o problema é descoberto antes, existem muito mais alternativas para resolvê-lo.

Conclusão: controle contas a pagar e receber antes que o caixa seja afetado

Uma empresa não deve administrar seu financeiro olhando apenas para o dinheiro disponível hoje.

É necessário saber quanto ainda vai entrar, quanto ainda vai sair, quando cada operação acontecerá e qual será o impacto sobre o caixa.

O controle de contas a pagar mostra os compromissos futuros. O controle de contas a receber mostra os valores que devem entrar. O fluxo de caixa conecta essas duas informações e ajuda a projetar o comportamento financeiro da empresa.

Quando esses controles estão organizados, o empresário consegue tomar decisões com antecedência e reduzir a possibilidade de ser surpreendido por falta de dinheiro.

O ValorControl reúne contas a pagar, contas a receber, movimentações, conciliação bancária, cartões, fluxo de caixa e indicadores em uma única plataforma online.

Assim, em vez de descobrir que falta dinheiro somente quando uma conta está vencendo, a empresa pode visualizar antecipadamente o comportamento do caixa e agir antes.

Quer evitar surpresas no caixa da sua empresa?

Organize contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa em um único sistema financeiro empresarial.

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Perguntas frequentes sobre contas a pagar e receber

O que são contas a pagar?

Contas a pagar são os compromissos financeiros que a empresa precisa quitar, como fornecedores, impostos, salários, aluguel, serviços, empréstimos e outras despesas.

O que são contas a receber?

Contas a receber são os valores que a empresa tem direito de receber, como vendas a prazo, parcelas, contratos, mensalidades e outros recebimentos.

Por que controlar contas a pagar e receber?

Porque esses controles permitem conhecer os compromissos futuros, os recebimentos previstos e o impacto dessas operações no caixa.

Como evitar falta de dinheiro no caixa?

É importante controlar contas a pagar e receber, acompanhar vencimentos, reduzir inadimplência e utilizar um fluxo de caixa projetado para antecipar períodos de maior necessidade financeira.

O que acontece quando uma empresa vende, mas não recebe?

A venda pode aumentar o faturamento e gerar uma conta a receber, mas o dinheiro não estará disponível no caixa até que o cliente efetivamente realize o pagamento.

Como controlar clientes inadimplentes?

Registre os vencimentos, acompanhe títulos atrasados, identifique os clientes inadimplentes e acompanhe o valor total em aberto.

O ValorControl possui contas a pagar e receber?

Sim. O ValorControl possui módulos específicos para contas a pagar e contas a receber, permitindo acompanhar títulos, vencimentos, parcelas, pagamentos e recebimentos.

O ValorControl possui fluxo de caixa projetado?

Sim. O sistema possui fluxo de caixa projetado considerando o saldo atual e as contas a pagar e receber em aberto.

Conheça o ValorControl

Se sua empresa ainda controla contas a pagar e receber em várias planilhas, pode ser o momento de centralizar essas informações.

Acesse o ValorControl e conheça o sistema de controle financeiro empresarial.

Para conhecer todos os recursos da plataforma, consulte também o Manual do Usuário do ValorControl .