Minha empresa vende, mas o dinheiro desaparece: onde está o problema?

Você olha para o faturamento da empresa e pensa: “Estamos vendendo bastante, então por que nunca sobra dinheiro?”

Essa é uma situação muito mais comum do que parece. A empresa vende, emite notas, recebe pagamentos e movimenta valores significativos, mas, quando chega o final do mês, o saldo disponível parece não acompanhar o crescimento das vendas.

O problema é que vender não significa necessariamente gerar dinheiro disponível. E ter dinheiro disponível também não significa necessariamente que a empresa está dando lucro.

Entre o momento da venda e o dinheiro efetivamente disponível no caixa existem diversos fatores: prazo de recebimento, contas a pagar, impostos, salários, fornecedores, despesas operacionais, cartões, empréstimos, inadimplência, investimentos e outros compromissos.

Quando esses elementos não são acompanhados de forma organizada, surge a sensação de que o dinheiro simplesmente desaparece.

Neste artigo, vamos entender por que isso acontece, quais são os principais sinais de alerta e como organizar o controle financeiro da empresa para descobrir exatamente para onde o dinheiro está indo.

O primeiro erro: confundir vendas com dinheiro disponível

O primeiro ponto que precisa ser entendido é que vendas, faturamento, lucro e dinheiro em caixa são coisas diferentes.

Imagine uma empresa que venda R$ 100.000,00 em determinado mês.

À primeira vista, parece um ótimo resultado. Porém, imagine que grande parte dessas vendas tenha sido parcelada em 30, 60 ou 90 dias.

A empresa pode ter registrado R$ 100.000,00 em vendas, mas talvez apenas uma parte desse valor tenha entrado no banco naquele mês.

Ao mesmo tempo, os fornecedores, funcionários, impostos, aluguel e outras despesas continuam vencendo.

Portanto, uma empresa pode apresentar um faturamento crescente e, mesmo assim, enfrentar dificuldades de caixa.

É justamente por isso que o empresário precisa acompanhar não apenas quanto vendeu, mas também quando receberá e quando precisará pagar.

Faturamento alto não significa lucro

Outro erro muito comum é olhar para o faturamento como se ele representasse automaticamente o lucro da empresa.

Considere uma empresa que fature R$ 200.000,00 em um mês.

Parece excelente, mas ainda precisamos saber quanto foi gasto para gerar esse faturamento.

Podemos ter, por exemplo:

• R$ 100.000,00 em custos de produtos ou serviços;

• R$ 20.000,00 em salários;

• R$ 10.000,00 em impostos;

• R$ 8.000,00 em aluguel e estrutura;

• R$ 7.000,00 em marketing;

• R$ 10.000,00 em outras despesas.

Nesse exemplo simplificado, os R$ 200.000,00 de faturamento não significam R$ 200.000,00 disponíveis para o empresário.

É necessário analisar custos e despesas para descobrir o resultado efetivo da operação.

Por isso, uma boa gestão financeira precisa analisar tanto o fluxo de caixa quanto o resultado da empresa.

O dinheiro pode estar preso nas contas a receber

Um dos motivos mais comuns para a sensação de que o dinheiro desapareceu está nas próprias vendas.

A empresa vendeu, mas ainda não recebeu.

Isso acontece principalmente quando existem vendas parceladas, vendas a prazo, boletos ou clientes que atrasam os pagamentos.

Imagine novamente uma empresa que realizou R$ 100.000,00 em vendas. Se R$ 70.000,00 desse valor serão recebidos somente nos próximos meses, o caixa atual não terá os R$ 100.000,00 disponíveis.

O problema fica ainda maior quando a empresa precisa pagar seus fornecedores antes de receber dos clientes.

Esse intervalo entre pagar e receber pode gerar uma pressão enorme sobre o caixa.

O controle de contas a receber permite acompanhar valores pendentes, recebidos e vencidos.

Por isso, não basta saber quanto a empresa vendeu. É necessário saber quanto já recebeu, quanto ainda vai receber e quando esses valores devem entrar no caixa.

Clientes inadimplentes podem estar consumindo seu caixa

Outro problema que pode ficar escondido atrás de um bom faturamento é a inadimplência.

Imagine que a empresa venda R$ 150.000,00 no mês, mas R$ 30.000,00 dos clientes não paguem no vencimento.

No relatório de vendas, a empresa continua apresentando R$ 150.000,00. No entanto, o caixa está R$ 30.000,00 abaixo do que era esperado.

Se esse comportamento se repetir durante vários meses, o valor acumulado pode se tornar significativo.

Por isso, acompanhar a inadimplência é uma parte importante do controle financeiro.

No ValorControl, as contas a receber podem ser acompanhadas por status, permitindo identificar títulos pendentes e vencidos. O sistema também possui indicadores e relatórios relacionados à inadimplência.

Acompanhe contas a receber pendentes e vencidas para identificar problemas de inadimplência.

Talvez o problema esteja nas despesas

Em algumas empresas, o problema não está nas vendas, mas no crescimento descontrolado das despesas.

É comum que determinados gastos aumentem aos poucos:

• Novas contratações;

• Assinaturas de sistemas;

• Publicidade;

• Aluguel;

• Combustível;

• Manutenção;

• Taxas bancárias;

• Taxas de cartão;

• Compras recorrentes;

• Serviços terceirizados.

Individualmente, cada despesa pode parecer pequena.

O problema aparece quando várias delas crescem simultaneamente.

Uma empresa que faturava R$ 100.000,00 com despesas de R$ 70.000,00 tinha uma determinada margem. Se o faturamento passa para R$ 120.000,00, mas as despesas sobem para R$ 110.000,00, o aumento das vendas não necessariamente melhorou o resultado na mesma proporção.

É por isso que o gestor precisa analisar as despesas por categoria e entender quais áreas estão consumindo mais dinheiro.

Você sabe quanto sua empresa precisa pagar nos próximos 30 dias?

Essa é uma pergunta simples, mas muitos empresários não conseguem respondê-la rapidamente.

Saber o saldo atual da conta bancária é fácil.

O problema é saber o que acontecerá depois.

Imagine que sua empresa tenha hoje R$ 40.000,00 no banco.

Esse valor parece suficiente até descobrirmos que existem R$ 60.000,00 em contas a pagar nos próximos 15 dias.

Se a empresa espera receber apenas R$ 15.000,00 nesse período, existe um problema de caixa de R$ 5.000,00.

O problema não apareceu quando o saldo chegou a zero.

Ele já estava previsto anteriormente.

Essa é uma das principais razões para utilizar um fluxo de caixa projetado.

Fluxo de caixa: descubra para onde o dinheiro está indo

O fluxo de caixa organiza as entradas e saídas financeiras ao longo do tempo.

Ele permite responder uma pergunta fundamental:

“De onde veio o dinheiro e para onde ele foi?”

No ValorControl, o fluxo de caixa realizado permite analisar as movimentações financeiras efetivamente realizadas.

Já o fluxo de caixa projetado considera o saldo atual e os compromissos financeiros futuros, ajudando a identificar antecipadamente possíveis dificuldades de caixa.

Fluxo de caixa realizado com entradas, saídas e saldo ao longo do período.

Visualização gráfica da evolução do fluxo de caixa.

O prazo entre pagar e receber pode destruir o caixa

Existe um conceito fundamental para entender esse problema: ciclo financeiro.

Uma empresa pode comprar hoje, pagar o fornecedor em 30 dias e vender o produto recebendo do cliente em 60 dias.

Nesse caso, existe um período em que a empresa precisa financiar a própria operação.

Quanto maior for a diferença entre o momento dos pagamentos e o momento dos recebimentos, maior pode ser a necessidade de capital de giro.

É possível aumentar as vendas e, simultaneamente, aumentar a necessidade de dinheiro para financiar essas vendas.

Por isso, crescer também pode exigir mais capital de giro.

Cartões de crédito também podem esconder o problema

Empresas que utilizam cartões corporativos precisam ter atenção especial às compras realizadas durante o mês.

Uma compra feita hoje pode não sair imediatamente da conta bancária. Ela poderá aparecer posteriormente na fatura.

Se o empresário olhar somente para o saldo bancário, pode ter a impressão de que existe mais dinheiro disponível do que realmente existe.

Por isso, as compras realizadas no cartão precisam ser consideradas no planejamento financeiro.

Controle das compras e faturas dos cartões corporativos.

O ValorControl possui um módulo específico para cartões de crédito, permitindo acompanhar compras, limites e faturas.

Empréstimos e parcelas também comprometem o futuro

Outro ponto que precisa ser considerado são os compromissos financeiros assumidos anteriormente.

Empréstimos, financiamentos, compras parceladas e contratos recorrentes podem comprometer o caixa durante meses ou anos.

O problema acontece quando o empresário olha apenas para a parcela atual e não considera o conjunto de compromissos futuros.

Um controle financeiro eficiente deve mostrar não apenas o que já aconteceu, mas também os compromissos que ainda estão por vir.

Você pode estar misturando dinheiro da empresa com dinheiro pessoal

Um dos problemas mais difíceis de identificar é a mistura entre as finanças pessoais dos sócios e as finanças da empresa.

Quando o empresário paga uma despesa pessoal usando a conta empresarial, ou retira dinheiro da empresa sem registrar corretamente, o resultado financeiro fica distorcido.

No final do mês, pode parecer que a empresa gastou muito mais do que realmente gastou com sua operação.

Por outro lado, quando despesas da empresa são pagas com dinheiro pessoal, alguns custos podem deixar de aparecer nos controles.

O ideal é separar claramente as finanças pessoais das empresariais e registrar corretamente os valores retirados pelos sócios.

Você precisa descobrir quais despesas mais consomem o dinheiro

Saber que a empresa gastou R$ 80.000,00 no mês não é suficiente.

É necessário saber com o que esses R$ 80.000,00 foram gastos.

Imagine que as principais despesas sejam:

• R$ 25.000,00 com fornecedores;

• R$ 18.000,00 com pessoal;

• R$ 10.000,00 com impostos;

• R$ 8.000,00 com aluguel;

• R$ 7.000,00 com marketing;

• R$ 12.000,00 com outras despesas.

Agora temos uma informação muito mais útil.

O gestor pode identificar quais categorias representam maior peso e avaliar onde existe possibilidade de redução, renegociação ou melhoria de eficiência.

Para isso, categorias, subcategorias e centros de custo são fundamentais.

DRE: talvez o problema não esteja no caixa, mas no resultado

O fluxo de caixa responde principalmente à pergunta: “Quanto dinheiro entrou e saiu?”

A DRE ajuda a responder outra pergunta: “A operação da empresa está gerando resultado?”

O ValorControl possui uma DRE por categoria em regime de competência, permitindo analisar receitas, despesas e resultado.

DRE para analisar receitas, despesas e resultado da empresa.

Essa análise ajuda a evitar uma situação perigosa: aumentar o faturamento sem melhorar efetivamente a rentabilidade.

5 sinais de que o dinheiro da empresa está sendo mal controlado

Se você administra uma empresa, observe estes sinais.

1. Você precisa consultar várias planilhas para saber o saldo

Quando a informação está espalhada, aumenta a dificuldade de análise e também a possibilidade de erros.

2. O faturamento aumenta, mas o caixa não acompanha

Isso pode indicar problemas com margem, inadimplência, prazos de recebimento, custos ou despesas.

3. Você descobre contas vencidas somente quando precisa pagá-las

Isso indica falta de acompanhamento adequado das contas a pagar.

4. Você não sabe quanto terá no caixa daqui a 30 dias

Nesse caso, provavelmente falta uma projeção financeira.

5. Você não sabe quais despesas mais cresceram

Sem categorias e relatórios, fica muito difícil identificar onde o dinheiro está sendo consumido.

Como resolver o problema?

A solução não é simplesmente vender mais.

Antes de aumentar as vendas, é necessário entender a estrutura financeira atual da empresa.

Um bom processo de controle começa por:

1. Registrar todas as receitas;

2. Registrar todas as despesas;

3. Controlar contas a pagar;

4. Controlar contas a receber;

5. Acompanhar clientes inadimplentes;

6. Classificar corretamente as despesas;

7. Controlar cartões;

8. Conciliar as contas bancárias;

9. Acompanhar o fluxo de caixa;

10. Projetar o caixa futuro;

11. Analisar a DRE;

12. Comparar orçamento e realizado.

O objetivo é transformar o financeiro em um processo contínuo, e não em uma tarefa realizada somente quando o dinheiro acaba.

Como o ValorControl pode ajudar?

O ValorControl foi desenvolvido justamente para centralizar essas informações.

Em um único sistema, a empresa pode controlar contas a pagar, contas a receber, movimentações, cartões, conciliação bancária, fluxo de caixa, DRE, orçamento e relatórios.

Isso permite acompanhar o dinheiro desde sua origem até sua utilização.

Por exemplo:

• Uma venda pode gerar uma conta a receber.

• O recebimento pode gerar uma movimentação financeira.

• A movimentação pode ser conciliada com o extrato bancário.

• Uma despesa pode ser registrada como conta a pagar.

• A baixa da despesa gera a movimentação correspondente.

• As movimentações alimentam o fluxo de caixa.

• As categorias alimentam análises e relatórios.

• As informações podem contribuir para a análise da DRE.

Dessa forma, o empresário deixa de olhar para números isolados e passa a trabalhar com uma visão integrada do financeiro.

O dashboard reúne os principais indicadores financeiros para facilitar a análise da empresa.

O objetivo não é apenas saber onde o dinheiro foi parar

Descobrir para onde o dinheiro foi é importante, mas existe uma etapa ainda mais importante: aprender a antecipar o que acontecerá com o dinheiro.

Se você sabe que daqui a 20 dias existirão R$ 80.000,00 em contas a pagar e somente R$ 50.000,00 previstos para receber, pode tomar uma decisão antes que o problema aconteça.

Você pode, por exemplo:

• Antecipar recebíveis;

• Negociar prazos com fornecedores;

• Reduzir despesas;

• Adiar investimentos;

• Reavaliar compras;

• Negociar com clientes;

• Planejar uma necessidade de capital de giro.

Esse é um dos maiores benefícios de um fluxo de caixa projetado: permitir que o empresário tome decisões antes de o problema chegar ao caixa.

Conclusão: sua empresa não precisa apenas vender mais

Se sua empresa vende bastante, mas o dinheiro parece desaparecer todos os meses, talvez o problema não esteja na quantidade de vendas.

O problema pode estar na combinação entre prazo de recebimento, inadimplência, custos, despesas, impostos, cartões, empréstimos, estoque, capital de giro e falta de planejamento financeiro.

O primeiro passo para resolver isso é deixar de olhar apenas para o faturamento e começar a acompanhar o caminho que o dinheiro percorre dentro da empresa.

Quanto entrou? Quanto saiu? O que ainda vai entrar? O que ainda precisa ser pago? Quais despesas estão crescendo? Quanto existe de inadimplência? Qual será o saldo daqui a 30 dias? A empresa está realmente gerando lucro?

Com essas respostas, o empresário deixa de administrar o financeiro apenas olhando para o saldo bancário e passa a tomar decisões com base em informações.

O ValorControl reúne esses controles em uma única plataforma, permitindo acompanhar contas a pagar e receber, movimentações, fluxo de caixa, DRE, orçamento, cartões, conciliação bancária e indicadores financeiros.

Quer descobrir para onde está indo o dinheiro da sua empresa?

Conheça o ValorControl e centralize o controle financeiro da sua empresa em um único sistema online.

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Perguntas frequentes

Por que minha empresa vende muito, mas não sobra dinheiro?

Isso pode acontecer por vários motivos. Entre os mais comuns estão despesas elevadas, baixa margem, inadimplência, vendas parceladas, prazo longo para receber, fornecedores que precisam ser pagos antes dos clientes e falta de planejamento do fluxo de caixa.

Faturamento alto significa que a empresa está dando lucro?

Não. O faturamento representa as vendas ou receitas. Para descobrir o lucro, é necessário considerar os custos e despesas da operação e analisar o resultado.

Como descobrir para onde está indo o dinheiro da empresa?

O ideal é registrar todas as entradas e saídas, classificá-las por categorias e centros de custo e analisar relatórios e o fluxo de caixa. Dessa forma, é possível identificar quais despesas estão consumindo mais recursos.

O fluxo de caixa ajuda a evitar problemas financeiros?

Sim. Além de mostrar o que aconteceu, um fluxo de caixa projetado permite antecipar períodos em que o saldo poderá ficar insuficiente.

Como controlar contas a pagar e receber?

O ideal é utilizar um controle centralizado com informações de clientes, fornecedores, valores, vencimentos, pagamentos, recebimentos e status dos títulos.

Um sistema financeiro pode ajudar minha empresa?

Sim. Um sistema financeiro pode centralizar os dados e facilitar o controle de contas, movimentações, fluxo de caixa, inadimplência, cartões, orçamento e resultados.

Conheça o ValorControl

Se sua empresa vende, mas você ainda sente que o dinheiro desaparece, o primeiro passo é transformar os números em informações.

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Consulte também o Manual do Usuário do ValorControl para conhecer todos os recursos da plataforma.

Fonte: Manual do Usuário do ValorControl — manual oficial .