Como fazer cotação de preços no Excel?
Se você trabalha no departamento de compras ou é dono da sua própria empresa, então com certeza é necessário que você aprenda como fazer cotação de preços no Excel.
Em um mundo cada vez mais competitivo encontramos uma enorme concorrência e isso afeta muito os preços, prazos e atendimentos dos fornecedores.
E cabe a você como comprador encontrar o vencedor com a melhor condição para cada um dos produtos da sua lista de compras.
Mas como fazer isso de uma forma prática?
Neste artigo você aprenderá:
- O que é cotação de preços?
- Como criar uma cotação de preços no Excel?
- O que são e como gerar ordens de compra no Excel?
O que é cotação de preços?
A cotação de preços é uma tarefa realizada rotineiramente pelo departamento de compras da empresa, financeiro ou gestor da empresa aonde é criada uma lista de compras e realizada uma pesquisa de preços e informações junto a fornecedores selecionados.
Neste processo após o levantamento dos preços, condições de pagamento e entrega de cada fornecedor para cada um dos produtos da lista é realizado então a definição do vencedor para cada um.
A cotação é um ponto crucial para a empresa, pois ele afeta diretamente os custos da empresa e também a sua capacidade de concorrer no mercado, pois adquirindo produtos e serviços por um preço ruim a sua margem e competitividade diminuem.
Como criar uma cotação de preços no Excel?
Para realizar uma cotação de preços no Excel há alguns processos e cadastros que existem.
- Cadastro de dados de faturamento
- Cadastro de produtos
- Cadastro de fornecedores
- Cotação de preços
- Pedido de compra
Vamos entender cada uma das partes que compõe uma planilha de cotação de preços e entender como ela funciona.
Cadastro de dados de faturamento
O cadastro com os dados de faturamento contém informações auxiliares a geração de ordem de compra e cotação de preços.
Isso porque ela possui informações para a emissão da nota fiscal, centralizando a informação e removendo a necessidade de reenviar esta informação para cada pedido ao fornecedor manualmente.
Cadastro de produtos
As cotações são realizadas para a aquisição de produtos ou serviços.
Este cadastro é necessário porque ele contém as informações padrão dos produtos e ainda pode conter outras informações muito importantes como:
- Último preço: preço pago na última compra do produto. Ele servirá como parâmetro na próxima cotação para identificar se os preços estão dentro do que é esperado.
- Fornecedor: fornecedor da última compra. Este fornecedor foi escolhido na última compra, por isso possivelmente o comprador irá incluir o mesmo na concorrência, pois há grande chance de que ele tenha novamente o melhor preço ou condição.
- Última compra: data da última compra. A data é importante para entender a rotatividade, a quantidade de produtos que devem ser adquiridos e também para servir como parâmetro quanto ao preço pago na última compra e os preços que irá conseguir nesta nova cotação de preços no Excel.
Cadastro de fornecedores
As informações dos fornecedores devem estar sempre a mão.
Elas são imprescindíveis para a cotação de preços e também para resolver problemas após o pedido de compra.
Nela devem constar informações como:
- CNPJ: Esta informação é importante para que o fornecedor possa ser consultado na base da receita e identificada a sua regularidade.
- Razão Social: Nome do fornecedor para facilitar a compra pode colocar o nome fantasia da empresa.
- Contato: Nome do vendedor ou representante comercial da empresa.
- Telefone: Números de telefones dos contatos importantes da empresa, liste 3 se conseguir.
- E-mail: O e-mail é muito importante pois é por ele que é enviada a lista de produtos para a coleta dos preços do fornecedor para a cotação de preços.
- Endereço: Endereço comercial do fornecedor para situações em que seja necessária uma visita.
Cotação de preços Excel
Na planilha de cotação de preços é aonde iremos definir a lista de produtos que irão fazer parte da compra e também os fornecedores que irão participar da cotação de preços.
Nesta etapa inclua os produtos que deseja listar na sua cotação e deixe cada um em uma linha diferente.
Os fornecedores escolhidos devem ser do mesmo ramo de atividade e quanto mais fornecedores possivelmente melhor a sua cotação, lembrando sempre que é importante também ver o aspecto da idoneidade de cada fornecedor adicionado na cotação de preços.
Uma planilha de cotação de preços possui os seguintes campos:
- Produto: Descrição do produto, ele vêm do cadastro de fornecedores e deve conter informações como a marca e medidas como o peso do produto e quantidade por caixa.
- Observação: Neste campo pode colocar informações como, caso não tenha esta marca pode ser a marca x.
- Unidade: É uma identificação importante, define se está sendo cotado unidades, peças, quilos, caixas…
- Última compra: Data da última compra para servir como referência, retorna do cadastro de produtos.
- Último preço: Também retorna do cadastro de produtos e identifica o preço da última compra.
- Quantidade: Quantidade de unidades do produto que estão sendo contadas
- Fornecedores e preços: Para cada coluna há um fornecedor e abaixo deles os preços de cada um dos produtos. Esta quantidade de colunas irá variar conforme a quantidade de fornecedores adicionados a cotação.
- Menor preço: O menor preço é calculado na planilha de cotação de preços automaticamente. Esta fórmula identifica o menor preço à partir dos fornecedores.
- Empresa vencedora: A cotação de preços mostra então qual a empresa vencedora para cada um dos produtos.
- Observação da empresa vencedora: A cotação de preços pode ter sido preenchida com uma informação vinda do fornecedor, como por exemplo que o preço é da marca x e não y.
- Escolha empresa vencedora: Não necessariamente o menor preço é o vencedor. Pode ser que por exemplo a marca seja outa e você queira então definir outro vencedor. Então nesta coluna é selecionado um novo vencedor para aquele produto.
- Preço de compra: O preço que será utilizado na compra, ele retorna o preço final do fornecedor de menor preço ou escolhido.
- Total: Multiplicação entre a quantidade e o valor do preço de compra.
Lista de produtos para o fornecedor
A planilha de cotação de preços Excel pode também gerar uma lista com os produtos da cotação prontos para que o fornecedor coloque o preço, informações de observações para cada item, como marcas substitutas e informações de frete e prazo de pagamento.
Pedido de compras
No pedido de compra devem constar informações importantes como o número do pedido de compra, data de emissão e além destas:
- Dados do fornecedor: Para garantir que vá ao fornecedor correto e também com informações para contato do mesmo.
- Dados de faturamento: Dados para e missão da nota fiscal, entrega, observações e condição de pagamento.
- Produtos: Lista com a descrição completa de todos os produtos.
- Observação: Observação de cada um dos produtos com informações como a marca adquirida.
- Unidade: Peças, caixas, kg, é muito importante.
- Quantidade: Quantidade de unidades do produto que estão sendo adquiridas.
- Valor Unitário: Valor de cada unidade.
- Sub-Total: Valor total da compra de cada produto.
- Frete: Valor do frete do fornecedor
- Desconto: Desconto concedido.
- Valor Total: Valor do sub-total após frete e desconto.
Uma vez pronta em Excel você pode gerar o pedido de compra ela em PDF e enviar somente este arquivo, garantindo assim que o mesmo não seja adulterado pelo fornecedor.
Boas práticas na cotação de preços
Além das já citadas há ainda boas práticas que devem ser seguidas no momento em que estiver realizando uma cotação.
Cote com pelo menos 3 fornecedores
A variedade dos fornecedores é muito importante, ela aumenta a chance de ter um melhor preço e também a segurança de escolher um preço dentro do mercado.
Além disso, melhora a sua relação com os fornecedores fazendo com que tenham sempre uma melhor relação. Então 3 é o mínimo.
Não dependa de um fornecedor
Algumas vezes você ficará tentado a comprar tudo de um mesmo fornecedor por questão de praticidade, preço da maioria dos itens ou condições. Mas nem sempre é a melhor escolha.
Isso porque você pode acabar dependente de apenas um fornecedor, fazendo com que outros se afastem e que caso haja uma falta do fornecedor você acabe ficando na mão.
Então por isso é sempre bom comprar de mais de um fornecedor, dividindo um pouco as compras e às vezes comprando de um que está por centavos mais caro que o outro.
Detalhe a sua compra
Ao criar a cotação preencha o mais detalhadamente possível o produto, lembrando principalmente da questão da marca e dimensões importantes do produto.
Para reduzir a chance de problemas uma solução é ter um cadastro de produtos que evitará que tenha que digitar os produtos e acabar esquecendo detalhes.
Estabeleça limite de data
Ao enviar as listas para serem preenchidas pelos fornecedores deixe evidente os prazos para o retorno dos preços.
Isso é importante para criar uma padronização e educar seus fornecedores ganhando agilidade no seu processo e também um comprometimento com os fornecedores que enviarem os preços no prazo.
Com o tempo os fornecedores irão enviar dentro do prazo.
Dê retorno aos fornecedores
Além de respeitar os seus prazos para a compra também retorne aos fornecedores dentro do prazo que citou aos mesmos.
Independente se comprar ou não é importante responder aos fornecedores agradecendo a cotação e mantendo aberta a comunicação com os mesmos para as próximas cotações.
Tenha um padrão na sua cotação de preços
Ao enviar a cotação de preços aos fornecedores tenha um padrão. Isto faz com que as cotações sejam respondidas mais rapidamente e também passa uma imagem melhor da sua empresa.
Envie sempre com dados da sua empresa e a logomarca identificando-se e gere o pedido de compra em PDF antes de enviar ao fornecedor por e-mail.
Planilha de Cotação de Preços e Pedido de Compras Excel
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