Planilha de cotação de preços Excel – Geração de lista de compras
Veja abaixo uma solução em planilha para a cotação de preços em Excel com geração de lista de compras automática
A tarefa do Comprador em uma empresa demanda muito cuidado e atenção, pois não só necessita um controle dos preços como também uma organização das suas cotações e ordens de compra.
A planilha de cotação de preços vêm ao encontro desta necessidade.
Com ela o comprador poderá realizar a cotação de forma organizada, prática e segura.
Veja abaixo detalhes de como ela funciona.
O que é Cotação de Preços
A cotação de preços é um processo que define a compra de produtos em uma empresa.
Na cotação dados como os produtos que serão comprados, quantidades, quais marcar serão aceitas, quais fornecedores serão envolvidos, quais os prazos de entrega, prazos de pagamento e inclusive preços são comparados.
Este processo é de suma importância para as empresas, porque impacta o caixa, a logística e o próprio faturamento.
O faturamento da empresa pode ser impactado porque muitas vezes os produtos comprados serão comercializados ou utilizados nos serviços prestados, impactando assim na capacidade de concorrência da empresa.
Processos de Cotação de Preços
para realizar as cotações de preços da empresa algo importante é definir um processo.
Este processo inclui:
- Definir data de abertura e conclusão da cotação
- Ter um cadastro atualizado dos fornecedores
- Cadastro dos produtos com detalhamento se possível do último valor de compra
- Definir os produtos que serão cotados e as quantidades
- Registrar a data máxima da entrega dos produtos
- Identificar junto ao Financeiro qual o prazo desejado para o pagamento
- Selecionar os fornecedores para os produtos da cotação
- Entrar em contato com os fornecedores e enviar uma planilha para preenchimento com os preços
- Receber os preços dos fornecedores e comparar
- Definir então os fornecedores pelo melhor preço, entrega, prazo de pagamento e gerar as listas de compras para cada um dos fornecedores
Após a compra ainda há outros processos como o acompanhamento do faturamento por parte do fornecedor e envio dos produtos
Simplificando o processo é:
Negocie com os Fornecedores
Um ponto muito importante que deve ser citado é a negociação.
Um bom comprador pode usar os seus requisitos de compra como cartas para ter melhores preços, prazos de pagamento e entregas.
Por exemplo o pagamento à vista de uma compra pode gerar descontos, um maior volume de compras pode permitir um maior prazo de pagamento ou ainda uma prioridade na entrega.
Planilha de Cotação de preços Excel
Em todo sistema empresarial, para manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatórios, a minimização de custos deve ser perseguida e alcançada.
A planilha de Cotação de Preços Excel prove um processo prático e profissional para a compra da sua empresa.
Veja abaixo as partes que compõem o sistema de cotação de preços Excel:
- Cadastro de dados de entrega e faturamento
- Cadastro de produtos
- Cadastro de fornecedores
- Cotação de preços sem limite de fornecedores
- Exportação de cotações de preços em Excel
- Importação das cotações com os preços preenchidos
- Criação automatizada das ordens de compra em Excel
- Conversão das ordens de compra Excel em PDF para envio
Dados de Faturamento e Última Cotação
Em cadastros auxiliares a empresa preenche todas as informações pertinentes ao faturamento.
Também é possível definir o número da próxima ordem de compra, logo se já utilizar ordens de compra numeradas basta alterar o número da próxima ordem para que o sistema continue deste ponto.
Cadastro de Produtos na Cotação de Preços Excel
O cadastro de produtos é um ponto importante, pois ele padroniza os dados dos produtos e ainda permite copiar os dados do seu sistema diretamente para o cadastro.
O cadastro de produtos é composto pelos seguintes campos:
- Código: Número do seu produto no cadastro do seu sistema, pode usar também um número sequencial caso não tenha um sistema com estes códigos.
- Produto: Descrição do produto com as suas especificações e marca.
- Último preço: Último preço de compra, ele é atualizado ao gerar a ordem de compra.
- Fornecedor: Último fornecedor em que foi comprado aquele produto, atualizado automaticamente ao gerar a ordem de compra.
- Data: Data em que foi gerada a última ordem de compra para o produto.
- Unidade: Descrição da unidade do produto.
Cadastro de Fornecedores Cotação de Preços
Um cadastro atualizado de fornecedores é muito importante para cotações.
Dados padrões como o CNPJ para verificar a situação cadastral da empresa, razão social, e dados de contato são obrigatórios.
O sistema possui um cadastro de fornecedores bastante completo que permite ter uma informação então centralizada, atualizada e a a mesma é também utilizada na cotação de preços e na ordem de compra.
Planilha de Cotação de Preços
Ao clicar no botão de cotação de preços a planilha abaixo é exibida.
Em amarelo temos os campos que são preenchidos pelo usuário ou importados como no caso dos preços. Os outros dados são automáticos.
A cotação de preços é composta pelos seguintes campos:
- Código: Código do produto, pode digitar diretamente o campo e a planilha preenche automaticamente ou ainda clicar no botão inserir produto e selecionar um dos produtos digitando pela descrição do produto.
- Produto: Descrição do produto, é preenchida automaticamente à partir do cadastro de produtos.
- Unidade: Unidade do produto, preenchida automaticamente ao digitar o código do produto.
- Última compra: Retorna a data em que foi realizada a última compra daquele produto.
- Último preço: Retorna o valor da última compra daquele produto, muito útil para ter como referência.
- Qtde: Quantidade de produtos que serão adquiridos.
- Fornecedores: Descrição do fornecedor, facilmente selecionado no cabeçalho. Podem ser inclusos quantos fornecedores desejar, não há limite. Na coluna de cada fornecedor são importados automaticamente os preços ou pode também digitar os mesmos.
- Menor Preço: Menor preço par ao produto entre os fornecedores.
- Empresa Vencedora: o sistema retorna automaticamente a empresa vencedora pelo menor preço.
- Observação: Caso haja observação inclusa pelo fornecedor ela é preenchida automaticamente pelo sistema. Por exemplo o fornecedor colocou outra marca de produto.
- Escolher Vencedor: Caso não queira escolher um ou outro produto pelo menor preço, basta selecionar o fornecedor nesta coluna.
- Observação: Retorna a observação do vencedor escolhido para aquele produto.
- Preço Compra: Preço da compra, pode ser pelo menor preço ou fornecedor escolhido manualmente.
- Valor Total: Multiplicação da quantidade do produto pelo preço.
Exportação das Cotações
Para que os preços possam ser preenchidos pelos fornecedores o sistema realiza permite a geração das cotações em planilhas Excel.
Para cada fornecedor escolhido na cotação é gerada uma planilha, como abaixo:
Após a geração, basta enviar aos fornecedores ou solicitar o preenchimento durante a visita, abrindo então a planilha do próprio fornecedor.
Os preços são então preenchidos pelos fornecedores e enviados à empresa e a cotação está pronta para a geração dos pedidos de compra.
Importar Preços Gerar Pedido de Compra Excel
No final do processo basta então a importação dos preços para a planilha e a geração do pedido de compra.
A importação é realizada automaticamente, bastando selecionar a pasta aonde estão as planilhas com os preços
E por fim, com um clique de botão são geradas então as listas de compras, conforme o modelo abaixo:
As ordens são então geradas em Excel e podem ser inclusos dados como Frete, Desconto, Prazo de entrega, Pagamento e alguma observação, os outros dados são todos preenchidos automaticamente.
Importante que as listas de compras são geradas para cada um dos fornecedores contendo então somente os itens vencedores de cada um.
Converter Listas de Compra em PDF
Após ajustar as planilhas com as ordens de compra basta clicar em um botão para converter as ordens em PDF:
As ordens então já estão prontas para serem enviadas para o fornecedor realizar o faturamento.
Comprar Planilha de Cotação de Preços Automática
A planilha de cotação automática de preços é vendida diretamente em nossa loja, o pagamento é facilitado, podendo ser feito com cartão de crédito parcelado, boleto bancário ou Paypal.
O pagamento é feito uma vez só, sem mensalidades e a planilha poderá ser utilizada em até dois computadores.