Controle Matricial de Despesas com Excel

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Controle Matricial de Despesas com Excel

Agradeço a colaboração de Helena de Castro, analista de orçamento.

O controle matricial de despesas é um controle por pacotes, contas e centros de custo ou departamentos que tem por objetivo acompanhar detalhadamente e agir sobre desvios do orçamento.

O controle matricial tem este nome porque deriva de uma matriz, ou seja:  gestores de pacotes e gestores de entidades.

Uma boa análise do desvios, tem que ter mais estratificação, exemplo: estourou o pacote Veículos, dentro do pacote as contas que mais impactaram no desvio foram combustíveis e manutenção (o objetivo é sempre focar os maiores desvios), identificado as contas, o próximo passo é identificar quais entidades (centros de custos) que mais impactaram no desvio de cada conta.

Com base nesta análise que o gestor do pacote irá verificar com o gestor de entidade quais as causas do desvio e o que pode ser feito (plano de ação) para recuperar o mesmo.

De certa forma este controle quebra a hierarquia da empresa, da forma que um gerente pode cobrar explicações ou alterações de comportamento do presidente caso hajam desvios, por exemplo, no pacote de Viagens e este seja o responsável pela apresentação destes dados. Mesmo porque muitas vezes quem irá cobrar sobre a realização do orçamento é o próprio presidente.

Ainda sobre a quebra de hierarquia, é bom ressaltar que ao implantar uma metodologia como esta, o presidente deve dar autonomia aos gestores de pacotes e comunicar isto, de forma clara, a todos na empresa.

O que a gente vê por aí são empresas implantando esta metodologia e não conseguem manter por muito tempo, porque falta justamente autonomia aos gestores de pacote e uma cobrança firme por parte da diretoria em fazer com que todos sigam o método.

Desta forma disponibilizo uma planilha de controle orçamentário que se constitui de duas partes:

1. O Painel de Controle: aonde podem ser configurados os limites dos desvios no campo Diferença Máxima, e o alerta no Alerta de Segurança, além da lista dos gestores no campo Gestores e o local aonde serão salvos os arquivos no campo Local.

Nesta tela você terá também um atalho para a guia Analítico e um botão para separar por gestor todas as despesas para que você possa enviar por e-mail para cada gestor analisar somente a parte que lhe cabe.

2. Analítico: nesta guia você terá a lista aonde devem ser inseridos os dados relativos a cada campo:

  • Filial: filial do pacote.
  • Gestor: gestor do pacote/conta.
  • Pacote: pacote de contas.
  • Conta: nome da conta, pode ser a mesma da conta contábil.
  • Orçado: valor orçado no mês para a conta ou pacote.
  • Realizado: valor realizado no mês para a conta ou pacote.
  • Diferença: diferença entre o orçado e o realizado. De acordo com o que foi configurado no painel de controle você terá os indicadores de Verde: OK, Amarelo: Alerta, Vermelho: Problemas, notando que a variação negativa também conta, dado que o gestor pode ter orçado a mais do que realmente precisava.

A implantação do sistema de gestão matricial de despesas pode trazer diversos benefícios para a empresa, mas o maior deles é a economia dos seus próprios recursos e por conseguinte a melhoria do seu resultado.

Você pode ter mais informações sobre GMD na web como por exemplo neste sitehttp://paulomatsuyama.blogspot.com/2008/06/gmd-gerenciamento-matricial-de-despesas.html

Para baixar a planilha clique no botão Download abaixo, esta planilha assim como as outras estão desprotegidas, e você terá nela vários exemplos de utilização de Excel Avançado que já foi mostrado neste site, e também de VBA.

DIGITE O SEU EMAIL PARA FAZER O DOWNLOAD DOS ARQUIVOS:

9 Comments

  1. Wagner disse:

    Senhores, fiquei interessado nessa planilha de gestao matricial,
    porem nao consigo fazer o download da mesma, teria como voces me enviarem por e-mail ?

    Atc.
    Senhores, fiquei interessado nessa planilha de gestao matricial,
    porem nao consigo fazer o download da mesma, teria como voces me enviarem por e-mail ?

    Atc.

  2. Wagner disse:

    Ola, agradeço a atenção.
    O download eu consigo fazer, mas na hora de descopactar que da erro, me parece que esse arquivo está com algum problema, pois os otros foram feitos sem problema.

  3. Audiney disse:

    Olá, gostaria de saber como faço os fárois que quando estabelecidas as condições a célula fique verde, vermelha e amarela no painel de controle do GMD.

    • Marcos Rieper disse:

      Boa tarde Audiney,

      Clique na guia Início, no botão Formatação Condicional e em Gerenciar Regras, lá estão as regras utilizadas para as cores.

      Com mais tempo faço um post de como utilizar as diversas opções que a Formatação condicional permite.

      Abraço.

      Marcos Rieper

  4. Paulo disse:

    Bom dia Marcos,

    Estou com o seguinte problema:
    Quando tento executar o código abaixo, está dando erro. O que posso fazer para corrigí-lo?
    ActiveWorkbook.Worksheets(“Analítico”).Sort.SortFields.Add Key:=Range( _
    “C2:C200000”), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:= _
    xlSortNormal

    Obrigado
    Abraços
    Paulo

    • Marcos Rieper disse:

      Boa tarde Paulo,

      Você pode gravar uma macro e verificar como fazer esta tarefa.

      No caso note que faltou colocar os comandos a partir da linha With ActiveWorkbook.Worksheets(“Recebimento Venda a Vista”).Sort, conforme o exemplo abaixo.

      Sub teste()

      ‘ teste Macro

      ‘ Atalho do teclado: Ctrl+Shift+A

      Sheets(“Recebimento Venda a Vista”).Select
      Columns(“A:F”).Select
      Range(“F1”).Activate
      ActiveWorkbook.Worksheets(“Recebimento Venda a Vista”).Sort.SortFields.Clear
      ActiveWorkbook.Worksheets(“Recebimento Venda a Vista”).Sort.SortFields.Add Key _
      :=Range(“C1:C16”), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption _
      :=xlSortNormal
      With ActiveWorkbook.Worksheets(“Recebimento Venda a Vista”).Sort
      .SetRange Range(“A1:F16”)
      .Header = xlGuess
      .MatchCase = False
      .Orientation = xlTopToBottom
      .SortMethod = xlPinYin
      .Apply
      End With
      End Sub

      Abraço

      Marcos Rieper

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