Como utilizar a Função = Procv () no Excel

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Função procv Excel
Como Comparar dados com o PROCV no Excel
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Função =Procv() no Excel

A função Procv é uma das funções mais conhecidas do Excel que tem por finalidade realizar uma busca vertical de dados.

Então a partir de uma chave única que fica à esquerda dos dados de uma linha a função retorna este esta célula ou uma célula que estiver à sua direita.

Esta função tem diversos usos práticos no Excel como você verá ao longo deste artigo muito completo. Então, mesmo que você já conheça a função Procv, é possível que você encontre algo que nunca tenha visto sobre ela.

4 Perguntas sobre Procv

A função procv é muito prática de ser utilizada, ela precisa apenas de quatro parâmetros. Bastando então você responder quatro perguntas para a função:

  1. O que procurar?
    Nesta questão você irá passar o que você pretende procurar na lista de base. Tente sempre usar códigos ou nomes que não se repitam, para evitar que se tenha uma resposta incorreta.
    Função Procv 2
  2. Onde procurar?
    Defina onde você pretende consultar. Dê preferência à tabelas de dados, pois elas se ajustam automaticamente aos dados. Mas você pode usar também um intervalo específico de células, ou ainda, como muitos fazem, selecionar diretamente as colunas que fazem parte da consulta.
    Função Procv 3
  3. O que retornar?
    Informe o número da coluna no intervalo que pretende retornar. Ela começa à contar sempre da primeira coluna da esquerda para as colunas da direita. Veja, não é a coluna relacionada ao Excel e sim a lista como veremos detalhadamente.
    Função Procv 4
  4. Esta busca é exata?
    Esta questão se refere a saber se é uma chave única de busca ou pretende realizar uma busca aproximada, veremos adiante as diferenças entre estas duas buscas e como utilizá-las.

Procv Exato

A busca exata de dados tem por finalidade retornar alguma informação única, como uma busca pelo ID do cliente e retornar o seu nome, endereço, cidade, UF ou CEP. Esta é a forma mais utilizada da função Procv.

Função Procv 1

No exemplo acima, temos uma busca de uma informação chave ID (5), que será consultada em um intervalo de dados (B14:J22), e retornada a coluna 4, de forma Exata 0. A sintaxe da função Procv ficou desta forma:

Sintaxe:   =PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;[procurar_intervalo])

Exemplo: =PROCV(C7;B14:J22;3;0)

  1. valor_procurado: C7, o valor chave da planilha, ele deve ser único.
  2. matriz_tabela:  B14:J22, onde deve ser realizada a pesquisa, pode ser uma tabela, colunas ou um intervalo.
  3. núm_índice_coluna: 3, o número da coluna que irá ser retornada, sempre contando da esquerda para a direita.
  4. [procurar_intervalo]: 0 para definir que seja realizada uma busca exata, é obrigatório colocar 0, porque o padrão desta função é uma busca aproximada, que tem sua utilidade, mas em buscas como esta poderá gerar erros.

Em 4 passos:

  1. Defina o que será pesquisado:Função Procv Excel
  2. Defina onde será pesquisado:Função Procv Excel
  3. Qual coluna você quer retornar? veja que a coluna Nome é a terceira coluna na seleção, então coluna 3 na função
    Função Procv Excel
  4. Digite 0 ou Falso. Este parâmetro é muito importante, é ele que define que a sua pesquisa é exata, não retornando se não for encontrado exatamente o valor da busca.
    Função Procv Excel
  5. Como resultado temos o nome Ana, que é o mesmo que consta na ID 5 da nossa lista de pesquisa na terceira coluna.
    Função Procv Excel

Procv contém

A função trabalha também com buscas parciais de dados, como procurar palavras que começam com determinadas letras, que contém alguma cadeia de caracteres ou ainda buscando parte de um número. Vejamos como fazer estas pesquisas.

Função Procv Excel

Na tabela acima temos vários exemplos de como utilizar estes coringas para realizar buscar parciais de dados em textos com o Procv.

  • Busca exata: Como vimos antes, a busca exata é apenas a consulta dos dados com o texto a ser procurado. Sem coringas.
    =PROCV(F8;$B$7:$D$80;2;0)
  • Busca com texto contém: É possível realizar buscas com buscas parciais utilizando para isto o coringa *. O coringa * fazer a busca com contém, por exemplo: Um nome que comece com Liu e tenha ka após este texto:  Liu*ka* . No nosso exemplo foi retornado o valor relativo ao Liu Kang.
    =PROCV(F9&”*ka*”;tbLutadores;3;0)
  • Pesquisa com um caracter qualquer em uma determinada posição: No caso desta busca usamos o coringa ? para identificar a posição em uma busca que possa ter qualquer letra. No exemplo: temos a busca pelo nome Sub-Zer?. Veja que o coringa diz que na última posição do texto Sub-Zer pode ser qualquer informação nesta posição.
    =PROCV(F10&”?”;tbLutadores;2;0)
  • Pesquisa começando com qualquer texto, tendo um texto no meio e terminado com qualquer texto: No caso para esta pesquisa utilizamos Sonya*B*, significando que a busca será por um texto que tenha B em qualquer posição do texto.
    =PROCV(F11&”*B*”;tbLutadores;3;0)
  • Busca por parte de números: Este caso é bem mais complexo, porque a busca parcial funciona apenas em textos, por isso, é necessário converter os números em textos.
    Para fazer isso utilizamos a função matricial {=PROCV(“*”&F13&”*”;TEXTO(tbLutadores[[#Tudo];[Número]:[Valor]];”@”);2;0)}, onde temos a busca de *7282* no intervalo de valores Número até Valor, que estão sendo convertidos utilizando a função TEXTO e utilizando a função de modo matricial. Escreva esta função e pressione as teclas CTRL+SHIFT+ENTER.

Veja esta parte e mais detalhes no vídeo no topo do artigo, são demonstrados passo-a-passo a função Procv e todos estes detalhes.

Procv Aproximado

O último parâmetro da função Procv tem por finalidade definir se será realizada uma busca aproximada ou exata dos dados. Normalmente usamos o tipo Exato.

A função com o parâmetro de correspondência aproximada serve para situações em que temos um valor que se encaixa em um intervalo, como por exemplo o valor de uma venda em determinadas faixas e que gera um tipo de comissão, ou uma classificação por faixas de valores.

Função Procv Excel

Imagine a situação em que temos que classificar nossos clientes conforme um score de crediário, esta pontuação é feita com base em critérios automáticos do sistema e desejamos agrupá-los em faixas A, B, C, D E e F, conforme a pontuação de uma tabela com as faixas.

Para realizar esta tarefa podemos usar a função Procv com o parâmetro de correspondência aproximada. Para isso:

  1. Faça uma tabela com os valores que correspondem ao limite inferior, o número inicial da classificação, por exemplo F vai de 0 até 49,9999, E vai de 50 até 59,99999, e assim por diante, como na imagem acima. Faça isso sempre do menor para o maior.
    Esta tabela e esta ordem crescente são obrigatórias quanto tratamos com o parâmetro aproximado, pois ele predispões que os dados estão classificados para realizar o seu trabalho.
  2. Usamos a função Procv normalmente, apenas informando no último parâmetro 1 ou Verdadeiro: =PROCV(C8;$F$8:$G$13;2;1)

Explicação: O parâmetro de busca aproximada faz com que seja sempre localizado o valor maior antes do próximo, por exemplo, se temos um valor de 45, o sistema irá retornar F, se temos o valor de 50 o procv irá retornar E, pois já foi encontrado um outro valor menor ou igual mais próximo do resultado.

Procv primeiro e o último

Uma outra situação é identificar qual o primeiro e o último registros de uma lista de dados. Isto pode ser resolvido da seguinte forma.

No nosso exemplo temos as cidades do estado de Santa Catarina. Queremos buscar desta lista a primeira e a última cidades.

Função Procv Excel

Para resolver esta questão podemos usar o PROCV.

Para retornar o primeiro registro:

Use a função PROCV buscando pelo estado de SC e o parâmetro [procurar_intervalo] 0 (Exato). Isso fará com que seja retornada a primeira ocorrência que a função encontrar. No exemplo a função é: =PROCV(“SC”;$B:$C;2;0).

Para retornar o último registro:

Use a função PROCV buscando pelo estado de SC também, mas o parâmetro [procurar_intervalo] 1 (Aproximado). Isso fará com que seja retornada a última ocorrência que a função encontrar, é uma propriedade desta função realizar a busca desta forma para casos com mais de uma ocorrência.

No exemplo a função é: =PROCV(“SC”;$B:$C;2;1)

PROCV + CORRESP

A função CORRESP realiza a busca vertical ou horizontal em uma lista e retorna o número referente a posição de um item na lista.

Por exemplo, temos uma lista de códigos e queremos encontrar o código XABCDE em uma lista, a função CORRESP irá retornar o número da linha onde está o código XABCDE, por exemplo linha 550 de uma lista com 1000.

Agora imagine uma situação onde temos uma lista com várias informações de clientes e desejamos à partir do seu código buscar todas as informações dele. São 15 colunas de informações.

Como vimos, poderíamos fazer manualmente uma função PROCV para cada uma das 15 colunas, mas este trabalho seria moroso, e se fosse alterada a lista e inserida uma nova coluna as informações viriam incorretas e seria necessário alterar todas as funções afetadas.

Função Procv Excel

Para resolver esta questão então usaremos as funções PROCV + CORRESP. Usaremos a função PROCV para retornar os dados e a CORRESP para encontrar qual a coluna que desejamos.

Veja que na nossa lista no gif temos os cabeçalhos com todas as informações que desejamos buscar da nossa Tabela no Excel.

Assim usamos a seguinte forma para fazer a consulta:

Função Procv Excel

Fórmula CORRESP + PROCV

=PROCV(ID;tbFornecedores;CORRESP(C$7;tbFornecedores[#Cabeçalhos];0);0)

Entendendo a fórmula por partes:

O campo ID é um intervalo nomeado referente a célula B8, onde está o código, é esta informação que será procurada pelo PROCV.

A tabela tbFornecedores é o local no qual serão consultadas as informações, veja que o código está na primeira coluna da tabela, isso é imprescindível.

Colocamos então a função CORRESP no terceiro parâmetro da função, onde fica a coluna. A função CORRESP está sendo utilizada para retornar o número da coluna na sua matriz.

O valor C$7 é relacionado com o nome do campo que desejamos pesquisar. Veja que está bloqueado apenas o número da linha e não o número da coluna. Pode usar o F4 até que seja bloqueada apenas a linha, como no exemplo.

A parte referente a tbFornecedores[#Cabeçalhos] são os cabeçalhos da Tabela, é onde iremos buscar os títulos, caso seja um intervalo de dados e não uma tabela selecione a primeira linha, referente ao cabeçalho.

O parâmetro 0 na função CORRESP e também na função PROCV é para que a busca seja EXATA, retornando assim apenas se encontrar as informações.

Por fim, basta copiar a fórmula e colar para os outros campos da busca e ver as informações do cliente retornadas automaticamente.

Download da planilha

Para o download do exemplo utilizado neste artigo preencha o seu nome e e-mail no formulário abaixo.

Abraço

Marcos Rieper

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