[Excel] Planilha de Prioridades / Matriz de prioridades / Planilha de matriz de prioridades

Como criar uma planilha de matriz de prioridades com fórmula matricial com PROC e MULT.

“As matrizes de priorização variam na fórmula, mas não no objetivo: ajudar o empreendedor a definir o que é prioritário para a condução dos trabalhos. Seus benefícios são percebidos de forma mais clara nas pequenas empresas, nas quais tudo parece importante e não há certeza por onde começar, avalia o gerente de projetos Henrique Dias, pós-graduado em Gestão de Projetos.

Para ele, a principal vantagem está em priorizar as tarefas, problemas e soluções de forma simples e rápida. “Dessa forma, é possível aumentar a produtividade e a entrega de resultados, principalmente para seus clientes”, afirma.” Matriz GUT, Rice e outras formas de priorizar tarefas e projetos

É comum em projetos ter uma quantidade de iniciativas ou atividades que precisam ser realizadas, mas nem sempre é possível realizar todas as atividades ao mesmo tempo, por isso muitas vezes é necessário realizar a priorização das atividades.

Estrutura da planilha de priorização de tarefas

Na coluna destacada como Tema 1 substitua pelo nome do projeto que contém as atividades.

Nas colunas á direita temos as análises a serem feitas para as atividades:

• Valor estratégico do objetivo: Quanto á estratégia da empresa, quanto a atividade contribui.
• Impacto no sucesso do objetivo: Quanto a atividade contribui com o sucesso do projeto.
• Tempo para implementar: Quanto tempo a atividade irá demorar.
• Necessidade de recurso: Qual o valor de recursos e quantidade de funcionários necessários.
• Alinhamento atual: Qual o alinhamento da atividade com as que estão sendo realizadas no momento.

Todas estas atividades devem ser classificadas entre Baixo, Médio e Alto, conforme a análise da sua equipe.

A coluna Prioridade realiza o cálculo da pontuação conforme a classificação de cada atividade.

Cálculo de priorização de atividades

O cálculo para priorizar as atividades é realizado com a fórmula {=MULT(PROC($C5:$G5;TabNivel))}, entendendo a fórmula:

A função MULT realiza a multiplicação de uma matriz de valores como por exemplo:

Para realizar os cálculos é necessário que sejam retornados os valores equivalentes das classificações de cada atividade.

A função PROC é utilizada na fórmula para realizar o retorno dos dados em funções matriciais, o PROCV ou PROCH não funcionam nestas fórmulas.

Conforme o site do Office devemos utilizar esta função apenas quando extremamente necessário.

Para realizar o cálculo da pontuação é utilizada a função =MULT(PROC($C5:$G5;TabNivel)) e pressione CTRL+SHIFT+ENTER, aonde temos $C$5:$G$5 como o intervalo das classificações e em TabNivel a configuração DE PARA que possui a pontuação conforme cada nível, assim o MULT.

Selecionando a parte da função PROC e pressionando F9 temos o seguinte =MULT({9\9\9\9\1}), desta forma temos a multiplicação das pontuações 9*9*9*9*1 gerando o resultado de 6.561.

Após o cálculo para cada uma das linhas de atividades do projeto temos o resultado acima. Ao final clique na coluna Prioridades e classifique a coluna do valor maior para o menor.

Baixe a planilha

Abraço

Marcos Rieper

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