Como Controlar Documentos de Maneira Efetiva

Como Controlar Documentos de Maneira Efetiva

Neste artigo você aprenderá como pode controlar os documentos da sua empresa de maneira efetiva.

Este tutorial lhe ajudará no controle de documentos internos, externos ou documentos da gestão da qualidade da sua empresa.

Então veja passo-a-passo como você pode organizar os documentos da empresa e ter segurança e controle dos documentos.

Organize por Categorias

Ao organizar os documentos nós temos diversos tipos como:

  • Contratos
  • Certificações
  • Notificações de pagamento
  • Circulares
  • Memorandos
  • Cartas de agradecimento
  • Boletins informativos
  • Cartas de cobrança ou pagamento
  • Manuais da qualidade
  • Outros

Isto quanto à sua categoria, pois quanto à sua origem podem ser:

  • Internos
  • Externos

É muito importante que estes documentos fiquem organizados em suas versões em pastas e locais separados e disponíveis em um ponto na rede.

Por exemplo, colocar em um servidor de arquivos ou o em um servidor na nuvem como o Google Drive, todos em pastas separadas de modo a facilitar e organizar a procura.

Padronizar o Nome dos Documentos

Outro ponto igualmente importante é ter uma padronização no nome e também nos documentos.

No caso dos nomes Iniciar os mesmos com palavras que remetam ao tipo de documento é uma ótima escolha, por exemplo: Memorando, Contrato, Manual.

Em seguida pode colocar a descrição do documento, o seu sequencial e por último a versão e a data da última atualização.

Desta forma o seu documento pode ficar com uma nomenclatura padronizada e de fácil leitura e entendimento.

Um exemplo de nome de documento seria: Memorando_550 Vestimentas Adequadas v2 22032020.docx

Estrutura Padrão dos Documentos

No caso de documentos internos como circulares, memorandos, manuais da qualidade e tantos outros é uma ótima ideia definir uma estrutura padrão do documento.

Isto garante que as informações necessárias estarão no documento, facilita a sua criação e leitura e aumenta a qualidade do mesmo.

Abaixo um exemplo de um documento de qualidade estruturado com o cabeçalho padrão e pontos padrões  como Objetivo, Responsabilidades.

Claramente os documentos variam de acordo com o tipo e devem seguir padrões diferentes conforme o tipo.

Como Controlar Documentos de Maneira Efetiva Excel 1

Mantenha os Documentos Atualizados

Outro ponto muito importante é manter os documentos sempre atualizados.

É muito importante manter os documentos sempre atualizados, isso é importante para manuais, contratos.

Uma ideia para isso, além de manter o número da versão e a data da última atualização nos documentos, é criar uma planilha com a data de revisão dos documentos.

Neste sistema ou planilha você pode colocar o nome do responsável e a data da atualização prevista para que estas atividades de revisão possam ser controladas.

Tenha Segurança no Armazenamento para Controlar os Documentos

Os documentos podem ser físicos ou digitais, ambos precisam de um armazenamento apropriado que garanta que os mesmos não sejam perdidos ou danificados.

Para documentos físicos, você pode manter os mesmos organizados em caixas e pastas em local seco e arejado, além de organizado.

Pode mandar também um controle em planilha informando o local e a caixa de cada documento que devem ser identificados sequencialmente.

Outro ponto a levar em consideração é manter uma cópia digital do documento, garantindo assim que o mesmo esteja em mais de um local e garantindo que fique disponível rapidamente e também que não será danificado.

Para documentos digitais é importante como dissemos antes, que esteja em um local igualmente adequado e disponível à todos que precisam deste acesso e que não possam ser apagados ou alterados facilmente.

Backup dos Arquivos Digitais

Mantenha sempre cópias dos arquivos digitais.

Para isso o departamento de TI pode criar rotinas de backup do servidor de arquivos da empresa ou ainda utilizar um servidor Cloud para manter as cópias.

Sempre antes de uma modificação de documento verifique se não está sobrepondo o mesmo e se você tem o backup dos arquivos, garantindo assim que possam ser restaurados em qualquer situação.

Elimine Documentos Desnecessários

Documentos só devem ser guardados enquanto são úteis.

Os documentos têm um tempo de utilidade e após um determinado tempo devem ser eliminados.

Os benefícios disso são uma melhor organização, redução do uso do espaço, físico e digital, e maior facilidade na localização de arquivos.

Para isso é necessário definir o tempo de validade de cada tipo de documento, seja pela sua vigência ou ainda pelo tempo de obrigação em guardá-lo.

Assim você também gastará menos tempo organizando estes documentos e atualizando os mesmos.

Planilha de Gestão para Controlar Documentos em Excel

Como vimos o controle de documentos em uma empresa é algo muito importante e que deve ser considerado na empresa.

Por isso veja esta planilha de gestão de documentos Excel que iremos mostrar abaixo.

A planilha de gestão de documentos possui os seguintes recursos:

  1. Cadastro de departamentos
  2. Cadastro de permissões
  3. Cadastro de usuários
  4. Documentos Recebidos
  5. Documentos Enviados
  6. Documentos Internos
  7. Atribuição de tarefas dos funcionários
  8. Anexar novas versões do documento
  9. Dashboard

Cadastro de departamentos sistema gestão de documentos Excel

O sistema em Excel pode ter seu banco de dados em rede e cada usuário da rede pode ter em sua máquina a planilha e apontar para o local na rede.

Sistema de gestão de documentos excel departamentos

Cadastro de Funcionários Excel para gestão de documentos

O sistema possui um cadastro de funcionários com permissão de acesso.

Neste cadastro além dos dados do funcionário, pode também restringir os acessos dos funcionários:

  1. Registrar documentos
  2. Editar documentos
  3. Eliminar documentos
  4. Registrar arquivos
  5. Eliminar arquivos
  6. Adicionar usuários
  7. Atribuir tarefas

Sistema de gestão de documentos excel 9

Adicionar arquivos ao sistema de documentos Excel

O sistema possui três tipos de grupos de documentos separados conforme a imagem:

  1. Documentos Recebidos
  2. Documentos Enviados
  3. Documentos Internos

Sistema de gestão de documentos excel 1

Os documentos ficam salvos em um local em rede organizados em pastas e os documentos podem ser acessados diretamente pelo sistema Excel de forma simples.

Sistema de gestão de documentos excel tela ver arquivo

Adicionar tarefas a um funcionário para edição de documento

O controle de documentos permite adicionar tarefas a funcionários, ao adicionar a tarefa automaticamente o usuário recebe um e-mail avisando da nova atividade.

Um mesmo documento pode receber várias tarefas de vários funcionários ao mesmo tempo e os mesmos podem gerar novas versões do documento e atualizar o mesmo anexando uma nova versão.

Sistema de gestão de documentos excel 5 tarefa

As tarefas são listadas no sistema e um mesmo documento pode ter várias tarefas que vão sendo atualizadas pelo próprio usuário.

Sistema de gestão de documentos excel 1

Para atualizar o documento basta clicar no botão de edição e alterar a situação da atividade.

Sistema de gestão de documentos excel 3

Dashboard e relatório de documentos Excel

O sistema para controlar documentos em Excel possui também um dashboard com um resumo de diversos indicadores:

  1. Recebidos
  2. Enviados
  3. Documentos Atrasados
  4. Documentos em Tratamento
  5. Documentos Concluídos
  6. Documentos Adiados

 

Sistema de gestão de documentos excel 6

Ao clicar no botão de relatório você tem também um detalhamento das atividades:

  1. Código do documento
  2. Referência
  3. Data da recepção
  4. Prioridade
  5. Estado
  6. Tempo Restante
  7. Responsável
  8. Procedimento

Sistema de gestão de documentos excel 8

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O sistema de gestão de documentos não tem mensalidades e pode ser utilizado em rede por diversos usuários ao mesmo tempo.

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