Como controlar a frota de carros de uma empresa

Como controlar a frota de carros de uma empresa

Neste artigo você lerá dicas de como controlar a frota de carros de uma empresa.

Sabemos que grande parte do sucesso de uma empresa está diretamente atrelada ao modo com que ela é administrada. Nos dias de hoje, não basta apenas boa vontade. É preciso uma gestão eficiente e estratégica, que pense a curto, médio e longo prazo.

Quando tratamos de empresa com frotas de carro, o caminho não poderia ser outro. Tendo em vista que uma frota é um patrimônio de alto valor, além de um grande investimento, é preciso ter em mente que a gestão desses veículos é fundamental para o bom funcionamento da empresa.

Desse modo, pensando em auxiliar você a como cuidar melhor do seu investimento, preparamos o artigo a seguir mostrando como controlar a frota de carros de uma empresa. Sendo assim, fique com a gente e confira logo a seguir!

1. Toda frota precisa de um inventário

Para uma boa organização do negócio, você precisa ter em mente que é preciso listar todos os veículos de sua frota. No entanto, não basta enumera-los. É preciso uma descrição minuciosa, incluindo as últimas modificações. Assim, você identifica e especifica cada veículo da empresa e evita dores de cabeça oriundas de extravios, acidentes e outros eventuais problemas.

2. Administre os custos

A qualidade de um serviço prestado por uma empresa tem ligação direta com a gestão do dinheiro. Quando ocorre uma gestão eficiente, todos os gastos desnecessários podem ser cortados com critérios e realocados para outras áreas mais necessitadas.

Desse modo, você continuamente aumenta a qualidade de sua frota e evita o desperdício, estratégia fundamental para manter-se vivo e atuante no mercado. Lembre-se que bons resultados só podem vir de uma gestão inteligente do investimento.

3. Relatórios são fundamentais

Quanto maior o número de dados que você colher acerca de sua frota, melhor e mais seguro será o modo com que você toma determinadas decisões. Assim, não hesite em criar planilhas e estabelecer relatórios para cada gasto, investimento e retorno.

Crie médias de consumo para cada veículo e avalie com que frequência cada carro apresenta algum problema. Feito isso, quando algum imprevisto ocorrer, você não será pego de surpresa e poderá resolvê-lo o mais rápido possível.

4. Invista em capacitação

De que vale toda organização e rigor na inspeção de qualidade, se o seu pessoal não está treinado para mantê-la? Dessa maneira, não deixe de investir na capacitação dos seus funcionários para que lidem melhor com os seus veículos, evitando os chamados “erros grosseiros”, aqueles que geram grandes prejuízos e que seriam facilmente evitados.

5. Manutenção preventiva

Como diz, sabiamente, o ditado popular: “prevenir é melhor do remediar”. Assim, não economize nas revisões e manutenções preventivas dos veículos da sua frota, esse pequeno gesto pode evitar gastos enormes no futuro.

Levar seu carro ao limite pode ser uma péssima ideia, tendo em vista que, se algum imprevisto ocorrer, você pode ter uma baixa muito alta na sua frota, comprometendo toda a qualidade do seu serviço. O famoso “barato pode sair caro” nunca fez tanto sentido como aqui.

Gostou das dicas de hoje? Veja abaixo detalhes da nossa planilha que te ajudará a gerenciar a sua frota.

Planilha de gerenciamento de frota de veículos

A planilha de controle e manutenção de veículos Excel auxilia no gerenciamento dos veículos da sua empresa.

A organização da frota de carros da empresa são muito importantes, pois ali há muito valor empregado e ainda despesas importantes que são feitas mensalmente.

O sistema de gerenciamento de veículos vêm ao encontro da solução deste problema apresentando uma solução, completa e muito simples e prática na sua utilização.

MENU

Ao abrir ela você tem esta aparência, aonde os botões estão facilmente localizados na parte superior do programa separados de forma a facilitar as ações do usuário do sistema.

Acessando o Menu principal do sistema o usuário já tem acesso as funcionalidades do sistema de forma simples e intuitiva.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 1 - menu

Cadastros e lançamentos simples e rápidos

Acessando os cadastros e lançamentos do sistema de forma rápida pelos botões a interface padronizada do sistema facilita os lançamentos.

Ao invés de formulários os cadastros e lançamentos são feitos diretamente no Excel de forma rápida e intuitiva, inclusive em massa e com a possibilidade de usar o simples copiar e colar para fazer lançamentos muito rapidamente.

Controle total das despesas da frota de veículos

O sistema de gerenciamento e manutenção de veículos tem uma vasta gama de controles das despesas separados por lançamentos.

São 10 tipos de despesas: Abastecimentos, Estacionamentos, Impostos, Lavações, Manutenções, Multas, Pedágios, Trocas de Óleo, Seguro e Sinistros.

Todas com os seus devidos controles separados e acessados rapidamente pelo menu do sistema retornando os dados do banco de dados Access do sistema.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 3 - lançamentos

12 Relatórios para controle da frota de veículos

O sistema possui um total de 12 relatórios que permite que todos os lançamentos e cadastros sejam listados de forma rápida e parametrizada por diferentes filtros de relatórios.

O sistema possui relatórios de:

  1. Abastecimento e consumo
  2. Estacionamentos
  3. Impostos
  4. Lavações
  5. Manutenções
  6. Motoristas
  7. Multas
  8. Pedágios
  9. Seguros
  10. Sinistros
  11. Trocas de óleo
  12. Veículos

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 4 - relatórios

Imprimir relatórios

Todos os relatórios estão configurados no formato de impressão podendo ser impressos rapidamente pelo botão de impressão, gerando em PDF ou diretamente na impressora como preferir.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 5 - imprimir

Exportar relatórios

A planilha de controle de frotas permite ainda que todos os relatórios sejam exportados em Excel no mesmo formato em que foram gerados, para que possam ser analisados em outra planilha, enviados por e-mail, salvos, etc.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 6 - exportar

Análise de despesas

O sistema possui uma análise de despesas por mês, demonstrando todos os gastos com os veículos ao longo dos meses em forma de tabela com filtros por veículo e motorista e ainda graficamente por um gráfico alterado dinamicamente.

O objetivo é apresentar de forma rápida e clara aonde estão os maiores gastos dos veículos e como se distribuem ao longo dos meses, além de permitir encontrar problemas de valores anormais.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 7 - análise

Dashboard gerenciamento de veículos

O sistema possui ainda um Dashboard que dá uma visão completa para o gestor da frota.

No Dashboard temos os seguintes indicadores e alertas:

  1. Totais anual e mensal e comparativo para despesas de combustível, estacionamento, imposto, lavação, manutenção, multa, pedágio e seguro, com a finalidade de controlar os gastos e identificar anormalidades.
  2. Análise dos indicadores de despesas com gráfico anual, demonstrando as variações e valores máximo, médio e mínimo de cada despesa, a fim de identifica desvios.
  3. Gráfico mensal dinâmico de despesas, para identificar meses com problemas.
  4. Alerta de emplacamentos, impostos, multas e seguros vencendo ou em atraso, ao clicar sobre o relatório é aberto.
  5. Alerta de óleo e filtro, avisa os veículos à partir de 1000 km do momento da troca do óleo do motor ou algum filtro do veículo.

Planilha de Controle e manutenção de veículos Excel 8 - dashboard

 

Garantia e suporte

Esta planilha adquirida na nossa loja tem garantia de funcionamento e suporte para qualquer problema que ocorra.

Como adquirir

Este sistema de controle de frota de carros pode ser adquirido no link abaixo.

O link é da nossa própria loja, emitimos nota fiscal para todas as vendas.

Abraço

Marcos Rieper