Comando SubTotal Excel

Objetivo: Demonstrar a utilização do comando Subtotal do Excel

Um dos comandos mais importantes do Excel é o SubTotal.

Com ele é possível inserir de forma rápida agrupamentos de dados com soma de campos, contagem, média, máximo, mínimo e produto dos valores.

Além disso você pode realizar a quebra automática de página para cada grupo, o que se torna bastante útil e prática a tarefa de realizar por exemplo a emissão de relatórios de vendas, cobranças, comissão que são divididos por regionais ou vendedores por exemplo.

Vamos a um exemplo. Nesta base de dados do banco Northwind do SqlServer 2005 nós temos as vendas de uma determinada companhia, a tarefa é somar e contar as vendas de cada vendedor e enviar um relatório para cada vendedor.

Você notará que em poucos cliques é possível realizar este relatório:

  • Com a base de dados aberta, que você encontra no download no final desta página selecione as colunas dos dados e clique na guia Dados->Classificar e selecione para classificar pelo campo CustomerID. A classificação é necessária para que os agrupamentos fiquem corretos por vendedor.

  • Clique na guia Dados->SubTotal
  • Na tela que segue no primeiro campo “A cada alteração em:” você deve selecionar o campo CustomerID, este campo mostrará sempre os cabeçalhos e você deve selecionar este campo para o agrupamento dos subtotais.
  • No campo “Usar função:” selecione a função SOMA.
  • No campo “Adicionar subtotal a” selecione o campo Value.
  • No campo “Substituir subtotais atuais” você pode deixar marcado, porque neste ponto ele  não interfere. Este campo substituirá todos os subtotais existentes caso esteja marcado.
  • No campo “Quebrar página entre grupos” você deve marcar. Este campo corresponde a inserir uma quebra de página ao fim de cada grupo.
  • No campo “Resumir abaixo do campo:” você pode deixar marcado. Ele irá resumir os dados ao final da lista e não no início e clique no botão OK.

  • O resultado final do relatório é:

  • Note que no campo superior esquerdo á três botões que correspondem a agrupamentos que você pode fazer do relatório:

1. Ele demonstra apenas o total geral do relatório

2. Relatório de total agrupado por vendedor

3.  Exibe os dados de forma analítica e com um resumo abaixo de cada grupo.

  • Para incluir a contagem, você deve clicar em Dados->SubTotal novamente e ao invés de selecionar no campo “Usar função” o campo Soma, utilizar o campo “Cont.Núm” e selecionar um outro campo abaixo do qual ele irá realizar a contagem, como por exemplo “Value”.
  • IMPORTANTE: Desmarque o campo “Substituir Subtotais Atuais” porque senão você perde o seu relatório atual, e só queremos incluir uma contagem. E desmarque também o campo “Quebrar páginas entre grupos” porque senão ele irá incluir uma nova quebra e não é o que queremos.
  • Feito isso, clique em OK e o seu resultado será um relatório com subtotais de contagem e soma de valor quebrando página por vendedor.

Até a próxima

Marcos Rieper

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