5W2H – Envio por email das pendências – VBA e Outlook

5W2H – Envio por email das pendências – VBA e Outlook

Como enviar e-mail com o Outlook utilizando Excel e VBA. Neste exemplo é disponibilizada uma planilha de 5W2H que realiza o envio de e-mail com as atividades em atraso automaticamente usando Outlook.

Enviar e-mail automaticamente pelo Outlook VBA - Enviar e-mail outlook 5W2H VBA 1

A técnica 5W2H é basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos. A sigla significa:

  • 1 – What (o que será feito),
  • 2 – Who (quem fará),
  • 3 – When (quando será feito),
  • 4 – Where (onde será feito),
  • 5 – Why (por que será feito)
  • 1 – How (como será feito)
  • 2 – How Much (quanto custará)

O desenvolvimento deste controle começa com reuniões aonde são analisados os problemas e são definidas tarefas para as soluções das tarefas. Nesta planilha são definidos os prazos e estes devem ser controlados por alguém da equipe, o andamento das atividades são apresentados nas reuniões de acompanhamento.

Envio de e-mail automático pelo Excel

No cadastro das atividades do 5W2H nós temos a verificação se a data da atividade está em atraso.

Caso esteja em atraso o sistema irá enviar automaticamente para o e-mail cadastrado na coluna e-mail.

Enviar e-mail automaticamente pelo Outlook VBA - Enviar e-mail outlook 5W2H VBA 3

E-mail enviado pelo Excel utilizando o Outlook

Enviar e-mail automaticamente pelo Outlook VBA - Enviar e-mail outlook 5W2H VBA 2

A planilha deste artigo tem por função permitir que o controle dos prazos seja realizado de uma forma muito prática.

Com a definição dos prazos e a digitação dos emails dos responsáveis o sistema irá enviar o e-mail pra cada atividade em atraso ao clicar no botão de envio diretamente a cada responsável.

Para utilizar esta planilha é necessário que o seu Outlook esteja configurado. Abaixo o código:

Enviar e-mail VBA Outlook Excel

Importante:

Para aplicá-la em outra planilha é necessário setar a referência abaixo, clicando na guia Desenvolvedor, no botão Visual Basic e clicando no menu Ferramentas->Referências.

 

O código VBA Excel para envio de e-mails com Outlook é:

'Enviar e-mail Outlook
Private Sub Enviar_email(ByVal lEndereco As String, ByVal lTarefa As String)
    Dim objOlAppApp     As Outlook.Application
    Dim objOlAppMsg     As Outlook.MailItem
    Dim objOlAppRecip   As Outlook.Recipient
    Dim objOlAppAnexo   As Outlook.Attachment
    
    'Criar objeto do Outlook
    Set objOlAppApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set objOlAppMsg = objOlAppApp.CreateItem(olMailItem)
    
    With objOlAppMsg
        'e-mail do destinatário
        Set objOlAppRecip = .Recipients.Add(lEndereco)
        objOlAppRecip.Type = olTo
        'Grau de importância do e-mail
        .Importance = olImportanceHigh
        'Título do e-mail
        .Subject = "Atividade em atraso: " & lTarefa & " em " & Format(Now, "dd-mm.yyyy hh:mm:ss")
        'Texto do e-mail
        .Body = "A tarefa " & lTarefa & " está em atraso, por favor verifique e me dê um retorno."
        'Enviar e-mail
        .Send
    End With
End Sub

Realizar o Envio para cada Atividade em Atraso

O código VBA Excel para envio de e-mails de cada uma das atividades em atraso é o seguinte

Private Sub lsEnviarEmailAtraso()
    Dim iTotalLinhas As Long
    Dim i            As Long
    Dim lHoje        As Date
    
    P5W2H.Select
    
    iTotalLinhas = P5W2H.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    
    i = 6
    
    While i <= iTotalLinhas
        If P5W2H.Cells(i, 6).Value <= Format(Now, "yyyy-mm-dd") Then
            Enviar_email P5W2H.Cells(i, 10).Value, P5W2H.Cells(i, 3).Value
        End If
        
        i = i + 1
    Wend
End Sub

Download da planilha de cálculo de valor hora

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